บทความสารสนเทศยุคโลกาภิวัตน์

     ปัจจุบันองค์การธุรกิจมีการใช้ระบบสารสนเทศหลากหลายระบบโดยมีการปฏิบัติงานเฉพาะเรื่อง และยังมีการบูรณาการระบบสารสนเทศต่างๆ เข้าด้วยกันทั้งภายในและภายนอกองค์การ เพื่อการเชื่อมโยงและการแพร่กระจายสารสนเทศทั่วทั้งองค์การ ตลอดจน มีการเชื่อมโยงสารสนเทศกับองค์การภายนอก ซึ่งก็คือ ลูกค้า  ผู้จัดหาและหุ้นส่วนธุรกิจ ภายใต้รูปแบบของระบบวิสาหกิจระบบวิสาหกิจเป็นระบบที่รวบรวมระบบประยุกต์ด้านหน้าที่งานแนวไขว้และระบบอื่นๆไว้ภายใต้ระบบงานเดียวโดยมีระบบสารสนเทศด้านการวางแผนทรัพยากรองค์การ เป็นระบบที่ใช้เป็นตัวเชื่อมโยงกระบวนการทางธุรกิจหลักและระบบสารสนเทศอื่นที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกันโดยเฉพาะระบบสารสนเทศที่ใช้สนับสนุนการทำงานของระบบสารสเทศด้านการจัดการโซ๋อุปทาน และระบบสารสนเทศด้านการจัดการลูกค้าสัมพันธ์อีกทั้งยังใช้สนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจโดยมีการค้นหาความรู้จากฐานความรู้ขององค์การหรือศูนยรวมความรู้วิสาหกิจและมีการทำงานร่วมกับระบบการจัดการความรู้ และระบบสนับสนุนการตัดสินใจในส่วนอัจฉริยะทางธุรกิจ

      คำว่า “โลกาภิวัตน์” หมายถึง การแพร่กระจายไปทั่วโลก (ของข่าวสาร) การที่ประชาคมโลกไม่ว่าจะอยู่ ณ จุดใดสามารถรับรู้ สัมผัส หรือ รับผลกระทบจากสิ่งที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว กว้างขวาง สืบเนื่องมาจากการพัฒนาระบบสารสนเทศ ดังนั้นยุคโลกาภิวัตน์จึงเป็นยุคข้อมูลข่าวสาร (Information Age) ที่ไร้พรมแดน อันเป็นยุคที่มีพัฒนาการและการเปลี่ยนแปลงอย่างมากทางด้านเทคโนโลยีสื่อสารและคมนาคม ทำให้ประเทศต่าง ๆ ได้เข้ามาใกล้ชิดกันมากขึ้น กระแสโลกทั้งในรูปของทุนและข้อมูล รวมทั้งค่านิยมบางประการ เช่น สิทธิมนุษยชนและสิ่งแวดล้อม ได้ขยายตัวครอบคลุมไปทั่วโลก

           ลักษณะสำคัญของโลกาภิวัตน์ จึงเป็นความหลากหลายที่เกี่ยวข้องกับการกระจายกิจกรรม
การดำเนินงาน ซึ่งแต่เดิมอาจจะผูกขาดอยู่ ณ ศูนย์หรือแหล่งไม่กี่แห่งในโลก ออกไปยังท้องถิ่นหรือศูนย์ใหม่ๆ หลากหลายมากขึ้น ดังนั้นจึงอาจกล่าวได้ว่า สังคมยุคโลกาภิวัตน์จึงเป็นโลกที่มนุษย์สามารถข้ามพรมแดนของประเทศและสามารถทะลุกาลเวลาได้ โดยอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศในการติดต่อสื่อสารในลักษณะที่ไร้พรมแดน โลกในสายตาของผู้ที่อาศัยเทคโนโลยี จึงเป็นโลกใบเล็กที่สามารถติดต่อถึงกันได้ง่ายและรวดเร็ว
         
           ปัจจุบันโลกมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในทุกมิติทั้งทางสังคม เศรษฐกิจ การเมือง และเทคโนโลยี อันเป็นผลมาจากการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศ และการปรับเปลี่ยนโครงสร้างเศรษฐกิจการเมืองโลก มีผลทำให้ประเทศต่าง ๆ ในโลกต้องพึ่งพาอาศัยซึ่งกันและกัน และมีความเชื่อมโยงระหว่างกันมากขึ้น โลกที่เคยกว้างใหญ่กลับเล็กลง ดินแดนแต่ละประเทศที่อยู่ห่างไกลกันสามารถติดต่อกันได้ภายในเวลาเสี้ยววินาทีประดุจเป็นหมู่บ้าน (Global Village) ภูเขาและทะเล ซึ่งเป็นพรมแดนธรรมชาติ ที่เคยเป็นอุปสรรคในการติดต่อไปมาหาสู่ ดูเสมือนเลือนหายไปจนกลายเป็นโลกไร้พรมแดน

          ลักษณะสำคัญของสังคมโลกยุคโลกาภิวัตน์
          คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือสำคัญในการเผยแพร่ข้อมูลข่าวสาร

          สังคมโลกาภิวัตน์คอมพิวเตอร์มีบทบาทสำคัญมาก เพราะเป็นเครื่องมือที่จะรับและแปลงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและไม่ค่อยมีข้อจำกัด คอมพิวเตอร์ได้ถูกนำมาใช้ในการจัดเก็บ บันทึกข้อมูล จัดระบบข้อมูล และนำมาใช้สื่อสารถึงกันในเวลาอันรวดเร็วทุกมุมโลก ในระยะไม่กี่ปีมานี้ ได้มีการพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ไปอย่างมาก จากเครื่องที่มีขนาดใหญ่ราคาแพง เป็นระบบคอมพิวเตอร์ ส่วนบุคคลที่มีขนาดเล็ก มีคุณภาพ ราคาถูก และศักยภาพสูง เครื่องคอมพิวเตอร์จึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการแพร่ข้อมูลข่าวสารในยุคโลกาภิวัตน์
          

          เกิดการเพิ่มขึ้นของแรงงานด้านข่าวสาร จำนวนแรงงานที่ทำงานเกี่ยวกับข่าวสาร ข้อมูลมีจำนวนเพิ่มมากขึ้น แรงงานเหล่านี้ได้แก่ผู้ที่อยู่ในวงการการศึกษา การคมนาคม การพิมพ์ การโฆษณาประชาสัมพันธ์ สื่อสารมวลชน ทุกประเภท การเงิน การบัญชี รวมทั้งอุตสาหกรรมผลิตคอมพิวเตอร์หรือชิ้นส่วนคอมพิวเตอร์ และงานที่เกี่ยวกับการนำเทคโนโลยีมาจัดการกับ ข่าวสารทุกชนิด

          เกิดการไหลบ่าของข้อมูลข่าวสาร วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีมีส่วนช่วยให้เศรษฐกิจและสังคมเจริญก้าวหน้า เศรษฐกิจที่เจริญก้าวหน้าทำให้โลกตะวันตกมั่งคั่งร่ำรวย ซึ่งจะมีผลทำให้เกิดเป็นแรงกระตุ้นให้มีการวิจัยและพัฒนา เพื่อศึกษาค้นคว้าหาข่าวสารที่เป็นประโยชน์อย่างไม่หยุดยั้ง สถาบันการศึกษาต่าง ๆ ก็ทำหน้าที่ค้นคว้าวิจัยเพื่อให้ได้มาซึ่งความรู้ใหม่ ๆ เพิ่มมากขึ้น เทคโนโลยีสื่อสารอันทันสมัยก็มีส่วนช่วยให้เกิดการเปลี่ยนถ่ายข้อมูลใหม่ ๆ หมุนเวียนอยู่ตลอดเวลาอย่างไม่มีที่สิ้นสุด

          ระบบเศรษฐกิจประสานเป็นหนึ่งเดียว ในสังคมยุคโลกาภิวัตน์ระบบเศรษฐกิจจะมีการประสานเป็นหนึ่งเดียว ทำให้พรมแดนแต่ละประเทศไม่อาจขวางกั้นพลังทางเศรษฐกิจได้ นอกจากนี้ ระบบเศรษฐกิจยังได้เปลี่ยนรากฐานจากระบบอุตสาหกรรมมาเป็นระบบเศรษฐกิจแบบฐานข่าวสาร (Information based economy) ซึ่งเป็นระบบเศรษฐกิจที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับกระบวนการผลิต การจัดการ และเผยแพร่ข่าวสาร ข่าวสารกลายเป็นสินค้าประเภทหนึ่ง ตัวอย่างธุรกิจชนิดนี้ เช่น การผลิตคอมพิวเตอร์ เครื่องโทรคมนาคม วิทยุ โทรทัศน์ การพิมพ์ โทรศัพท์ หนังสือ วารสาร เป็นต้น ข่าวสารกลายเป็นเรื่องสำคัญและเป็นทรัพยากรที่สำคัญ ผู้ต้องการใช้ข่าวสารต้องเสียค่าใช้จ่าย ข่าวสารกลายเป็นแหล่งทุน และเป็นบ่อเกิดของการว่าจ้างแรงงาน

          ผลกระทบของโลกาภิวัตน์ต่อสังคมโลก

          ผลกระทบด้านสังคม
          การครอบโลกทางวัฒนธรรม เนื่องจากระบบสื่อสารไร้พรมแดน ทำให้เกิดการครอบโลกทางวัฒนธรรม อิทธิพลของวัฒนธรรมและอำนาจของเศรษฐกิจจากประเทศที่พัฒนาแล้วได้ไหลบ่าเข้าสู่ประเทศอื่นอย่างรุนแรง ก่อให้เกิดกระแสวัฒนธรรมโลก (Neo - Westernization) ครอบงำทาง ความคิด การมองโลก การแต่งกาย การบริโภคนิยม แพร่หลายเข้าครอบคลุมเหนือวัฒนธรรมประจำชาติของแต่ละประเทศ ผลที่ตามมา คือ เกิดระบบผูกขาดแบบไร้พรมแดน

          หมู่บ้านโลก (Global Village) จากความเจริญก้าวหน้าทางเทคโนโลยีการสื่อสารและโทรคมนาคม ทำ ให้สังคมโลกไร้พรมแดน โลกทั้งโลกเป็นเสมือนหมู่บ้าน เดียวกัน สมาชิกของหมู่บ้านคนใดทำอะไร ก็สามารถรับรู้ได้ ทั่วกันทั่วโลก เมื่อมาอยู่ในหมู่บ้านเดียวกัน สิ่งใดที่มากระทบประเทศหนึ่งก็ย่อมกระทบถึงประเทศอื่น ๆ ไปด้วยอย่างมิอาจ หลีกเลี่ยงได้ เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในส่วนใดส่วนหนึ่งของโลกสามารถรับรู้ได้อย่างฉับพลัน
จากผลกระทบด้านสังคมที่เกิดขึ้น จะเห็นได้ว่า มีปรากฏการณ์ที่เราเรียกว่า POP CULTURE เกิดขึ้น ปรากฏการณ์นี้ คือรูปแบบวัฒนธรรมที่มีการประพฤติ ปฏิบัติในวงกว้าง เช่นการบริโภค อาหารแบบ FAST FOOD ตามวิถีแบบอเมริกันชนความเป็นอยู่ การศึกษา ต่างๆ ที่เป็นแบบแผน เดียวกัน ในการดำเนินชีวิต

          ผลกระทบด้านเศรษฐกิจ
          ระบบเศรษฐกิจแบบใหม่ ซึ่งมีข้อมูลข่าวสารเข้ามามีบทบาทสำคัญ ซึ่งจะนำมาสู่การเปลี่ยนแปลงด้านการผลิตสินค้า จากการผลิตที่เหมือนกันในปริมาณที่เป็นจำนวนมาก มาเป็นการผลิตที่ใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาควบคุมในการผลิต โดยมีลักษณะการใช้งานเฉพาะ ซึ่งใช้ระยะเวลาการผลิตสั้นกว่า สิ้นเปลืองน้อยกว่า จะเข้ามาแทนที่ เช่น รถยนต์ ชิ้นส่วนอาจได้รับการผลิตในประเทศต่าง ๆ 4 ประเทศ ที่มีความสามารถเฉพาะด้าน แล้วนำมาประกอบในประเทศที่ 5 แล้วส่งขายไปทั่วโลก ซึ่งเป็นลักษณะของการเกิดบริษัทข้ามชาติทุนข้ามชาติ ที่เข้าไปเสาะแสวงหาผลกำไร อย่างไร้พรมแดนในดินแดนต่างๆ ทั่วโลก แล้วกำไรเหล่านั้น ถูกส่งไปพัฒนา หรือถูกส่งไปยังบริษัทใหญ่ในประเทศแม่ เป็นแบบฉบับธุรกิจโลกาภิวัตน์ ซึ่งมีผลทำให้ธุรกิจ การเงิน หลักทรัพย์ ธนาคาร ประกันภัย ต้องปรับตัวเพื่อรองรับธุรกิจแบบโลกาภิวัตน์ด้วย การผลิตในโรงงานอุตสาหกรรมจะเปลี่ยนระบบการผลิตมาเป็นการผลิตอย่าง ต่อเนื่องตลอด 24 ชั่วโมง ระบบการเงินก็จะต้องปรับมาบริการแบบ 24 ชั่วโมงด้วย กระแสเงินตราต่าง ๆ ได้ผ่านเข้าออกธนาคารตลอดเวลาในช่วงเวลาที่วัดกันเป็นเสี้ยววินาที โดยใช้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งอัตราเร็วนี้คือความสามารถที่จะก้าวล้ำหน้า ทำให้มีผลต่อการกระจายอำนาจและผลกำไรอย่างมากมาย นอกจากนั้น กระแสการแข่งขันด้านการค้าและการแสวงหาตลาดได้ดำเนินไปอย่างรวดเร็ว กลายเป็นสภาพข้ามชาติอย่างแท้จริง การค้าและช่องทางการเข้าสู่ตลาดโลกมิอาจดำเนินไปในรูปแบบที่เรียกว่า ลัทธิพาณิชย์นิยม (Mercantilism) ที่เคยเป็นลักษณะหนึ่งของการแข่งขัน เพื่อผูกขาดอำนาจและผลประโยชน์ในอดีต การดำเนินกิจกรรมทางการค้าได้พัฒนาซับซ้อนและมีกลไกมีวิธีการหลากหลายมากขึ้น ในยุคนี้จะได้เห็น “การทูตแผนใหม่” (New Diplomacy) ที่มุ่งไปที่พันธมิตรทางธุรกิจ การค้าและอุตสาหกรรม แทนการใช้ระบบการเมืองดังที่เคยปรากฏในช่วงศตวรรษที่ผ่านมา

          ผลกระทบด้านการเมือง
          เกิดความรู้สึกท้องถิ่นนิยม (Localism) กระแสโลกาภิวัตน์สร้างความรู้สึกท้องถิ่นนิยมแทนที่อุดมการณ์ชาตินิยม เนื่องจากสังคมยุคโลกาภิวัตน์เป็นยุคแห่งข่าวสาร ซึ่งประชาชนใน ท้องถิ่นสามารถรับรู้ข้อมูลข่าวสารด้านต่างๆ ที่ส่งผลกระทบต่อชุมชนของตนได้อย่างรวดเร็วจากสื่อมวลชน ทำให้เกิดการปลุกจิตสำนึกของประชาชนในท้องถิ่น ให้รู้จักเห็นคุณค่าอนุรักษ์ รักษา และหวงแหนทรัพยากรภายในท้องถิ่นของตน พร้อมทั้งตรวจสอบการดำเนินงานของรัฐบาลกลาง หากรัฐบาลกลางหวังจะตักตวงผลประโยชน์จากท้องถิ่นโดยไม่โปร่งใส ก็จะถูกต่อต้านจาก ประชาชนในท้องถิ่น ดังที่เราได้พบเห็นที่กลุ่ม ประชาชน ออกมาเรียกร้อง สิทธิ ความเสมอภาคต่างๆ

บทความสารสนเทศทางการบัญชี

 ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ (Business Information Systems) 

    
       เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อสนับ สนุนให้การดำเนินงานของธุรกิจให้ดำเนินการอย่างเป็นระบบ โดยถูกออกแบบและพัฒนา ให้ปฏิบัติงาน ตาม หน้าที่ ทางธุรกิจ สามารถจำแนกระบบสารสนเทศตามหน้าที่ทางธุรกิจตามหน้าที่ ดังต่อ ไปนี้ 
1. ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (Accounting Information System)
2. ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Financial Information System)
3. ระบบสารสนเทศด้านการตลาด (Marketing Information System)
4. ระบบสารสนเทศด้านการผลิตและการดำเนินการ (Production and Operations Information System)
5. ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (Human Resource Information System)

      ปัจจุบันงานของนักบัญชีมีการเปลี่ยนแปลงจากเดิมอย่างมาก เนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยทำให้มีการพัฒนาชุดคำสั่งสำเร็จรูปหรือชุดคำสั่งเฉพาะสำหรับช่วยในการเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูล ซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาและเพิ่มความถูกต้องในการทำงานแก่ผู้ใช้ ทำให้นักบัญชีมีเวลาในการปฏิบัติงานเชิงบริหารมากขึ้น เช่น การออกแบบและพัฒนาระบบงาน พัฒนาระบบงบประมาณและระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหาร เป็นต้น โดยที่ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (accounting information systems) หรือที่เรียกว่า AIS จะเป็นระบบที่รวบรวม จัดระบบ และนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชีที่ช่วยในการตัดสินใจแก่ผู้ใช้สารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยระบบสารสนเทศทางการบัญชีจะให้ความสำคัญกับสารสนเทศที่สามารถวัดได้ หรือการประมวลผลเชิงปริมาณมากกว่าการแก้ปัญหาเชิงคุณภาพ
ระบบสารสนเทศด้านการบัญชีจะมีส่วนประกอบหลัก 2 ส่วน คือ
1. ระบบบัญชีการเงิน (Financial Accounting System) บัญชีการเงินเป็นการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นใน รูป ตัวเงิน จัดหมวด หมู่รายการต่างๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแส เงินสด โดยมี วัตถุ ประสงค์หลัก คือ นำเสนอสารสนเทศแก่ผู้ใช้และผู้ที่สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุน และ เจ้าหนี้ นอกจากนี้ยัง จัดเตรียมสารสนเทศในการตัดสินใจของผู้บริหาร ซึ่งนักบัญชีสามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศ มาใช้ในการประมวลข้อมูล โดยจด บันทึกลงในสื่อต่างๆ เช่น เทป หรือจานแม่เหล็ก เพื่อรอเวลาสำหรับทำการประมวล และแสดงผลข้อมูลตามต้องการ
2. ระบบบัญชีบริหาร (Managerial Accounting System) บัญชีบริหารเป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการ ตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ โดยมีลักษณะสำคัญคือ 
- ให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศทางการบัญชีแก่ผู้ใช้ภายในองค์การ
- ให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในอนาคตของธุรกิจ
- ไม่ต้องจัดทำสารสนเทศตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป
- มีข้อมูลทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงิน
- มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับให้สอดคล้องกับความต้องการใช้งาน

รูป แสดงระบบสารสนเทศด้านการบัญชี

     AIS จะให้ความสำคัญกับการวบรวมข้อมูลและการติดต่อสื่อสารทางการเงิน ซึ่งเป็นกระบวนการติดต่อสื่อสาร มากกว่า การ วัดมูลค่า โดยที่ AIS จะแสดงภาพรวม จัดเก็บ จัดโครงสร้างประมวลข้อมูล ควบคุมความปลอดภัย และ การรายงานสารสนเทศ ทาง การบัญชี ปัจจุบันการดำเนินงานและการไหลเวียนของข้อมูลทาง การบัญชีมีความ ซับซ้อน มากขึ้น ทำให้นักบัญชีต้องกำหนด คุณ สมบัติของสารสนเทศด้านการ บัญขีให้สัมพันธ์กับการ ดำเนินงานของ องค์ฏาร ประการสำคัญ AIS และระบบสารสนเทศ เพื่อการ จัดการจะมีทั้งส่วนที่แยกออกจากกัน และเกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กัน แต่ MIS จะให้ความสำคัญกับการจัดการ สารสนเทศสำหรับ การตัดสิน ใจของผู้บริหาร ขณะที่ AIS จะประมวล สารสนเทศ เฉพาะ สำหรับผู้ใช้งานทั้งภายในและภายนอกองค์การ เช่น นักลงทุน เจ้าหนี้ และผู้บริหาร เป็นต้น 

บทความระบบสารสนเทศทางการเงิน

ระบบสารสนเทศด้านการเงิน financial information system

        ระบบการเงิน (financial system) เปรียบเสมือนระบบหมุนเวียนโลหิตของร่างกายที่สูบฉีดโลหิตไปยังอวัยวะต่าง ๆ เพื่อให้การทำงานของอวัยวะแต่ละส่วนเป็นปกติ ถ้าระบบหมุนเวียนโลหิตไม่ดี การทำงานของอวัยวะก็บกพร่อง ซึ่งจะส่งผลกระทบโดยตรงต่อระบบร่างกาย ระบบการเงินจะเกี่ยวกับสภาพคล่อง (liquidity)ในการดำเนินงาน เกี่ยวข้องกับการจัดการเงินสดหมุนเวียน ถ้าธุรกิจขาดเงินทุน อาจก่อให้เกิดปัญหาขึ้นทั้งโดยตรงและทางอ้อม โดยที่การจัดการทางการเงินจะมีหน้าที่สำคัญ 3 ประการ ดังต่อไปนี้
        1. การพยากรณ์ (forecast) การศึกษา วิเคราะห์ การคาดกราณ์ การกำหนดทางเลือก และการวางแผนทางด้านการเงินของธุรกิจ เพื่อใช้ทรัพยากรทางการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยนักการเงินสามารถใช้หลักการทางสถิติและแบบจำลองทางคณิตศาสตร์มาประยุกต์ การพยากรณ์ทางการเงิน จะอาศัยข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกองค์การ ตลอดจนประสบกราณ์ของผู้บริหารในการตัดสินใจ
        2. การจัดการด้านการเงิน (financial management) เกี่ยวข้องกับเรื่องการบริหารเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น รายรับและรายจ่าย การหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก เพื่อที่จะ เพิ่มทุนขององค์การ โดยวิธีการทางการเงิน เช่น การกู้ยืม การออกหุ้นหรือตราสารทางการเงินอื่น เป็นต้น
        3. การควบคุมทางการเงิน (financial control) เพื่อติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินตวามเหมาะสมในการดำเนินงานว่าเป็นไปตามแผนที่กำหนดหรือไม่ ตลอดจนวางแนวทางแก้ไขหรือปรับปรุงให้การดำเนินงานทางการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ โดยที่การตรวจสอบและการควบคุมการทางการเงินของธุรกิจ  สามารถจำแนกออกเป็น 2 ประเภทดังต่อไปนี้
             - การควบคุมภายใน (internal control)
             - การควบคุมภายนอก (external control)
       
        ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (finalncial information system) เป็นระบบสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นสำหรับสนับสนุนกิจกรรมทางด้านการเงินขององค์การ ตั้งแต่การวางแผน การดำเนินงาน และการควบคุมทางด้านการเงิน เพื่อให้การจัดการทางการเงินเกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยที่แหล่งข้อมูลสำคัญในการบริหารเงินขององค์การมีดังต่อไปนี้
        1. ข้อมูลจากการดำเนินงาน (operatins data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานของธุรกิจ ซึ่งเป็นประโยชน์ในการควบคุม ตรวจสอบ และปรับปรุงแผนการเงินขององค์การ
        2. ข้อมูลจากการพยากรณ์ (forecasting data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมและประมวลผล เช่น การประมาณค่าใช้จ่ายและยอดขายที่ได้รับจากแผน
การตลาด โดยใช้เทคนิคและแบบจำลองการพยากรณ์ โดยที่ข้อมูลจากการพยากรณ์ถูกใช้ประกอบการวางแผน การศึกษาความเป็นไปได้ และการตัดสินใจลงทุน
        3. กลยุทธ์องค์การ (corporate strategy) เป็นเครื่องกำหนดและแสดงวิสัยทัศน์ ภารกิจ วัตถุประสงค์ แนวทางการประกอบธุรกิจในอนาคต เพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ โดยที่กลยุทธ์จะเป็นแผนหลักที่แผนปฏิบัติการอื่นต้องถูกจัดให้สอดคล้องและส่งเสิรมความสำเร็จของกลยุทธ์
        4. ข้อมูลจากภายนอก (external data) ข้อมูลทางเศรษฐกิจและการเงิน สังคม การเมือง และปัจจัยแวดล้อมที่มีผลต่อธุรกิจ เช่น อัตราดอกเบี้ย อัตราแลกเปลี่ยน อัตราการเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจ เป็นต้น โดยข้อมูลจากภายนอกจะแสดงแนวโน้มในอนาคตที่ธุรกิจต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับสถานกราณ์

        ระบบสารสนเทศด้านการบัญชีและระบบสารสนเทศด้านการเงินจะมีความสัมพันธ์กัน เนื่องจากข้อมูลทางการบัญชีจะเป็นข้อมูลสำหรับการประมวลผลและการตัดสินใจทางการเงิน โดยนักการเงินจะนำตัวเลจทางการบัญชีมาประมวลผลตามที่ตนต้องการ เพื่อให้ได้ข้อมูลสำหรับสนับสนุนการตัดสินใจทางการเงิน

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน

          ทำหน้าที่ในการจัดการสารสนเทศด้านการเงินให้แก่ผู้บริหารและกลุ่มบุคคลซึ่งต้องการทำการตัดสินใจได้ดีขึ้นและช่วยในการหาโอกาสและปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว โดยระบบสารสนเทศด้านการเงินนิยมใช้รวมเข้ากับซอฟต์แวร์ในการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (Enterprise Resource Planning--ERP) ซึ่งเป็นกลุ่มของโปรแกรมที่จัดการ วิเคราะห์และติดตามการดำเนินธุรกิจของแหล่งผลิตหรือสาขาต่าง ๆ ขององค์กร เพื่อให้แน่ใจว่าสารสนเทศด้านการเงินในการปฏิบัติงาน สามารถนำไปใช้สนับสนุนความสามารถในการตัดสินใจให้แก่บุคคลที่ต้องการได้ทันเวลา ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงินมีความสามารถการทำงานดังต่อไปนี้  
          1. รวบรวมสารสนเทศด้านการเงินและการดำเนินงานจากแหล่งต่าง ๆ รวมทั้งจากเครือข่ายอินเทอร์เน็ตเข้าไว้ในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการเพียงระบบเดียว
          2. สนับสนุนผู้ใช้ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับด้านการเงินและผู้ใช้อื่น ๆ ของบริษัท ให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลและสารสนเทศทางด้านการเงินผ่านทางเครือข่ายในองค์กรได้ง่าย
          3. เตรียมข้อมูลด้านการเงินที่มีอยู่ให้พร้อมต่อการใช้งาน เพื่อให้สามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
          4. สามารถวิเคราะห์ข้อมูลด้านการเงินได้หลายมิติ เช่น วิเคราะห์ตามช่วงเวลา, ภูมิประเทศ, ผลิตภัณฑ์, โรงงานผลิต หรือลูกค้าได้
          5. วิเคราะห์การดำเนินงานด้านการเงินที่ผ่านมาและที่เป็นอยู่ในปัจจุบันได้
          6. ติดตามและควบคุมการใช้เงินทุนได้ตลอดเวลา
  
ส่วนที่นำเข้าไปในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ได้แก่  
          1. แผนเชิงกลยุทธ์และนโยบายของบริษัท ในแผนกลยุทธ์จะประกอบด้วย วัตถุประสงค์ด้านการเงินของบริษัท เช่น เป้าหมายของผลกำไรที่ต้องการ, อัตราส่วนของหนี้สินและเงินกู้, ค่าคาดหวังของผลตอบแทนที่ต้องการ เป็นต้น
          2. ระบบประมวลผลรายการ สารสนเทศด้านการเงินที่สำคัญจะมาจากโปรแกรมการประมวลผลรายการต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น โปรแกรมเงินเดือน, โปรแกรมควบคุมสินค้าคงคลัง, โปรแกรมสั่งซื้อสินค้า, โปรแกรมบัญชีรายรับ-รายจ่าย, และโปรแกรมใบสั่งซื้อ ทั่วไป โดยข้อมูลที่ได้จากโปรแกรมเหล่านี้ ได้แก่ ค่าใช้จ่ายด้านเงินเดือนรวม, เงินลงทุนในคลังสินค้า, ยอดขายรวม, ปริมาณเงินที่จ่ายให้กับแหล่งผลิตสินค้า, ปริมาณหนี้รวมของลูกค้าที่มีต่อบริษัทและรายละเอียดข้อมูลบัญชีต่าง ๆ โดยข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปสร้างเป็น   รายงานด้านการเงิน เพื่อใช้ในการตัดสินใจต่อไป
          3. แหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ สารสนเทศเกี่ยวกับคู่แข่งขัน อาจได้มาจากรายงานประจำปีของบริษัทคู่แข่ง, หนังสือพิมพ์, สื่อต่าง ๆ เช่นเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เป็นต้น นอกจากนี้ยังรวมถึงสารสนเทศเกี่ยวกับสภาพเศรษฐกิจของประเทศหรือของโลก เช่น สภาวะเงินเฟ้อ, อัตราภาษี เหล่านี้เป็นต้น

ระบบย่อยและผลที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน
          ระบบย่อยในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ขึ้นอยู่กับองค์กรและความต้องการขององค์กรนั้น โดยอาจประกอบด้วยระบบภายในและระบบภายนอกที่ช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพการประมวลผลทางธุรกิจของบริษัท เช่น ระบบการจัดหา, การใช้, และการควบคุมเงินสด, ระบบเงินทุนและแหล่งการเงินอื่น ๆ และอาจจะประกอบด้วย ระบบย่อยในการหากำไร/ขาดทุน, ระบบบัญชีค่าใช้จ่ายและระบบการตรวจสอบ โดยระบบต่าง ๆ เหล่านี้จะทำงานประสานกับระบบประมวลผลรายการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ผู้จัดการด้านการเงินสามารถนำไปใช้ตัดสินใจได้ดีขึ้น ดังนั้นผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ได้แก่ รายงานด้านการเงินต่าง ๆ เช่น รายงานกำไร/ขาดทุน, รายงานระบบค่าใช้จ่าย, รายงานการตรวจสอบภายในและภายนอกและรายงานการใช้และการจัดการเงินทุน เป็นต้น

บทความสารสนเทศทางการตลาด

ระบบสารสนเทศด้านการตลาด

         
          หน้าที่ทางด้านการตลาด เป็นหน้าที่ในการวิเคราะห์ความต้องการของผู้บริโภคการวางแผน
การตลาดการส่งเสริมการขาย การกระจายสินค้าไปให้ถึงมือผู้บริโภค นักการตลาดจึงมีความจำเป็น
ในการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ เพื่อทำให้องค์การมีโอกาสทางการตลาดและ
ได้เปรียบคู่แข่งขัน โดยใช้ข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมความต้องการของผู้บริโภคการดำเนินการด้าน
การตลาดในอดีต ข้อมูลเกี่ยวกับคู่แข่งขัน ข้อมูลด้านเศรษฐกิจ การเมือง นโยบายของรัฐ ระบบ
สารสนเทศด้านการตลาด แบ่งออกเป็น
          1 ระบบสารสนเทศด้านการวิจัยตลาด เป็นการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศจัดเก็บและ
ประมวลข้อมูลเพื่อใช้ในการวิเคราะห์ผู้บริโภคเกี่ยวกับพฤติกรรมในการบริโภค ความต้องการ
ในการบริโภคความสามารถในการซื้อ นอกจากนั้นยังใช้ในการวิเคราะห์ขนาดของตลาด
ผลิตภัณฑ์ภาวะเศรษฐกิจสภาวะการแข่งขันของตลาด เพื่อประโยชน์ในการวางแผนการตลาด
การกำหนดนโยบายและกลยุทธ์ด้านตลาด
          2 ระบบสารสนเทศเพื่อการขาย เป็นการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศจัดเก็บและประมวล
ข้อมูลเพื่อทำให้การดำเนินงานของฝ่ายขายเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่ รูปแบบของ
ผลิตภัณฑ์การกำหนดราคา ช่องทางการจัดจำหน่าย แนวโน้มอัตราเจริญเติบโต ยอดขายของ
แต่ละผลิตภัณฑ์ ต้นทุนผลิตภัณฑ์ กำไรหรือขาดทุนแต่ละผลิตภัณฑ์
           3 ระบบสารสนเทศเพื่อส่งเสริมการขาย เป็นการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศจัดเก็บและ
ประมวลข้อมูลเพื่อเพิ่มยอดขายและส่วนแบ่งตลาดขององค์การให้สูงขึ้นโดยการจัดการด้าน
การโฆษณาการประชาสัมพันธ์ การจัดการโปรแกรม ลด แลก แจก แถม
          4 ระบบสารสนเทศเพื่อการพัฒนาผลิตภัณฑ์และบริการ เป็นการใช้เทคโนโลยี
สารสนเทศจัดเก็บและประมวลข้อมูล เพื่อวิเคราะห์ความเป็นไปได้ในการออกผลิตภัณฑ์หรือ
บริการใหม่สู่ตลาด ทั้งด้านการเงิน การผลิต ความต้องการของผู้บริโภค
ปัจจัยที่จะทำให้การดำเนินงานทางการตลาดประสบความสำเร็จ 4P
          1.Product
          2.Price
          3.Place
          4.Promotion
 แหล่งข้อมูล
          1.การปฏิบัติงาน
          2.การวิจัยตลาด
          3.คู่แข่ง
          4.กลยุทธ์ขององค์กร
          5.ข้อมูลจากภายนอก
ระบบย่อยของสารสนเทศทางการตลาด
          1.ระบบสารสนเทศสำหรับการขาย
          2.ระบบสารสนเทศสำหรับวิจัยตลาด
          3.ระบบสารสนเทศสำหรับส่งเสริมการขาย
          4.ระบบสารสนเทศสำหรับการพัฒนาผลิตภัณฑ์และบริการ
          5.ระบบสารสนเทศสำหรับพยากรณ์การขาย
          6.ระบบสารสนเทศสำหรับวางแผนกำไร
          7.ระบบสารสนเทศสำหรับการกำหนดเวลา
          8.ระบบสารสนเทศสำหรับควบคุมค่าใช้จ่าย

บทความระบบสารสนเทศทางการผลิต

ระบบสารสนเทศทางการผลิต 

      ระบบสารสนเทศทางการผลิต (Production Information System) คือ การนําระบบคอมพิวเตอร์มาใช้เพื่อช่วยในการทํากิจกรรมต่างๆทางการผลิต แล้วสร้างเป็นฐานข้อมูลเพื่อความสะดวกในการเก็บรักษา มีการปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยอยู่เสมอ เพื่อประโยชน์ในการตัดสินใจในขอบเขตต่างๆ เกี่ยวกับการผลิต

คอมพิวเตอร์กับการผลิต การผลิตเป็นหน้าที่หนึ่งในองค์กร ซึ่งรับผิดชอบเกี่ยวกับการผลิตสินค้าจากวัตถุดิบ สินค้าที่ผลิตจะต้องได้คุณภาพ ทันต่อเวลาที่ต้องการใช้ และจะต้องก่อให้เกิดการสูญเสียที่น้อยที่สุด ตัวอย่างเช่น ประเทศสหรัฐอเมริกามักนิยมนําการควบคุมคุณภาพรวม (TQM) มาใช้ในการจัดการการผลิต ในยุโรปก็จะมีการกําหนดมาตรฐานในการผลิต โดยใช้มาตรฐาน ISO 9000 หรือ ISO 14000 มาใช้ในการควบคุมการผลิต แต่ในประเทศญี่ปุ่นมักจะใช้ระบบ Just-in-Time และ KaiZen มาช่วยในการควบคุมการผลิตให้ทันเวลา และมีการปรับปรุงคุณภาพตลอดเวลา เป็นต้น ผบริหารในโรงงานจําเป็นจะต้องรู้เกี่ยวกับการไหลของข้อมูลการผลิต การตัดสินใจในกระบวนการผลิตโดยส่วนใหญ่ จึงมักจะมีการนําคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการผลิต เช่น 1. การออกแบบผลิตภัณฑ์ ส่วนมากโรงงานอุตสาหกรรมจะนําคอมพิวเตอร์มาใช้ในการช่วยออกแบบ เช่น โปรแกรมประเภท CAD, CAE และ Aotocad 2. การออกแบบสิ่งอํานวยความสะดวก ภายหลังจากออกแบบผลิตภัณฑ์แล้ว ผู้บริหารอาจมีแผนสร้างสิ่งอํานวยความสะดวกในการผลิต เช่น การเปลี่ยนตําแหน่งในการทํางาน หรือการออกแบบผังการทํางานใหม่โดยใช้แบบจําลองของ Monte Carlo มาช่วยในการออกแบบ 3. การผลิต การนําคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในเรื่องการผลิตสินค้า การตัดสินใจในเรื่องการผลิตสินค้า

ควบคุมการผลิตได้อย่างถูกต้องด้วย MRP II ในปัจจุบันได้มีการนําระบบสารสนเทศมาใช้ในการควบคุมการผลิตมาก โดยเฉพาะโปรแกรม MRP II นับเป็นโปรแกรมยอดฮิตที่เข้ามามีบทบาทในเรื่องการควบคุมการผลิตมากโดยเริ่มจากบริษัทจะต้องมีการพยากรณ์การขาย และพิจารณาถึงความสามารถในการผลิตของเครื่องจักร เพื่อช่วยในการจัดตารางการผลิตให้กับเครื่องจักร ในขณะเดียวกันจะได้เตรียม เกี่ยวกับวัตถุดิบที่จําเป็นต้องใช้ในกระบวนการผลิต ซึ่งแหล่งของวัตถุดิบจะต้องมีการตรวจสอบจากสินค้าคงคลังที่คงเหลือ จํานวนวัตถุดิบที่ต้องการใช้ การสั่งซื้อจากผู้ขายวัตถุดิบ และความสามารถในการเก็บวัตถุดิบของโกดัง เพื่อประกอบในการตัดสินใจเกี่ยวกับวัตถุดิบ นอกจากนั้น ยังมีการแสดงผลลัพธ์ที่แท้จริงจากการผลิต และทําเป็นรายงานแจ้งผู้บริหารอีกด้วย ระบบสารสนเทศทางการผลิตมีโปรแกรมให้เลือกใช้มากมาย การจะตัดสินใจว่าควรเลือกใช้โปรแกรมใด ควรพิจารณาถึงลักษณะการผลิตของโรงงานเป็นหลัก เช่น การใช้ MRP II นั้น อาจจะใช้ได้กับลักษณะการผลิตในระบบผลัก (Push System) ซึ่งมีการผลิตในแต่ละครั้งเป็น(Pull System) เช่น ระบบการผลิตแบบ Just-in-Time ของประเทศญี่ปุ่น จึงต้องมีการเลือกใช้โปรแกรมการควบคุมการผลิตที่ เหมาะสมกับการผลิต

รูปแบบการผลิตที่ต่างกันย่อมมีระบบสารสนเทศที่ต่างกัน เพื่อประโยชน์อันสูงสุดจากการนําระบบสารสนเทศมาใช้กับการผลิต เราควรแยกแยะ วิธีการผลิตของแต่ละโรงงานให้ชัดเจนเสียก่อน ซึ่งวิธีการผลิตหลักๆ มีดังนี้

1. Job-shop production วิธีการผลิตจะผลิตครั้งละน้อยๆตามใบสั่งซื้อของลูกค้า หรือบางครั้งเรียกว่า Process-focused system

2. Flow-shop production วิธีการผลิตจะเป็นการผลิตสินค้าที่มีรูปแบบไม่มาก หรือไม่เปลี่ยนแปลง แต่มีการผลิตครั้งละมากๆและมีการผลิตแบบต่อเนื่อง หรือบางครั้ง เรียกว่า Product-focused system

3. Batch production วิธีนี้จะมีรูปแบบการผลิตที่แน่นอน มีการกําหนดว่าการผลิต แต่ละครั้งได้กี่ชิ้น

บทความสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์

ระบบสารสนเทศในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ (HRIS)
ความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ เนื่องจากปัจจุบันโลกเราได้กล่าวสู่ยุคแห่งสารสนเทศ ผู้บริหารองค์กรเริ่มตระหนักและให้ความสำคัญ กับการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาปรับใช้ในองค์กรมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของสารสนเทศทางการตลาด สารสนเทศทางการบัญชี และสารสนเทศทางการบริหารงานบุคลากร เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจ หรือสนับสนุนการปฏิบัติงานขององค์กร ท่ามกลางสภาวการณ์ทางเศรษฐกิจและสังคม ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว การดำเนินการใด ๆ ขององค์กร จะต้องมีการวิเคราะห์และประเมินสถานการณ์ต่างๆ อย่างใกล้ชิด เพื่อให้องค์กรสามารถปรับตัวให้ทันต่อความเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่เกิดขึ้น ความเปลี่ยนแปลงดังกล่าว อาจเป็นสิ่งที่อยู่ใกล้ๆ ตัวเรา ซึ่งแบ่งได้เป็น 2 ปัจจัยหลักๆ ได้แก่ ปัจจัยภายนอก           ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงทางด้านเศรษฐกิจ ด้านการเมือง ด้านเทคโนโลยี ด้านสังคมและวัฒนธรรม ล้วนแล้วแต่มีผลต่อองค์กรเป็นอย่างมาก เช่น การขยายตัวของชุมชน การเปลี่ยนแปลงนโยบายบริหารประเทศของรัฐบาล การปรับเปลี่ยนนโยบายทางเศรษฐกิจ ตลอดจนการเพิ่มขึ้นของจำนวนประชากร รวมถึงการเข้ามาของวัฒนธรรมต่างชาติ ส่งผลให้คนในสังคมหรือในองค์กรต่างๆ ต้องปรับตัวตามความเปลี่ยนแปลงนั้นๆ ที่เกิดขึ้น โดยเฉพาะในองค์กรธุรกิจ ดังนั้น หากองค์กรใดมีระบบสารสนเทศที่ถูกต้อง แม่นยำครบถ้วนและทันต่อเหตุการณ์ ก็จะสามารถตัดสินใจได้รวดเร็วและถูกต้องกว่า ปัจจัยภายใน           นอกจากจะมีปัจจัยต่างๆ จากภายนอกองค์กร ที่เข้ามามีอิทธิพลต่อองค์กรแล้ว ยังมีปัจจัยอื่นๆ ภายในองค์กรที่เราต้องคำนึงถึงด้วย เช่น ปัจจัยด้านบุคลากร (Human Resources) ปัจจัยด้านสารสนเทศ (Information Technology) ปัจจัยด้านการบริหารจัดการ (Management) ปัจจัยด้านบัญชีและการเงิน (Financial/Accounting) ปัจจัยด้านการตลาด (Marketing/Sales) และปัจจัยด้านการวิจัยและพัฒนา (Research & Development) เป็นต้น ซึ่งล้วนแต่มีความสำคัญต่อการพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์กร เพื่อนำมาปรับปรุงการทำงาน โดยเฉพาะในเรื่องของการจัดการทรัพยากรบุคคล ซึ่งองค์กรต้องยอมรับว่า การที่จะดำเนินงานต่างๆ ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพนั้น จำเป็นต้องพัฒนาทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพเสียก่อน ดังนั้น ระบบสารสนเทศในการบริหารงานด้านบุคลากร จึงเป็นสิ่งที่ผู้บริหารไม่ควรจะละเลย และต้องพยายามส่งเสริมให้มีขึ้นในองค์กรของตน ระบบสารสนเทศเพื่อการ บริหารทรัพยากรบุคคล           ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรบุคคลโดยทั่วไป เป็นกระบวนการที่รวบรวม จัดเก็บ บำรุงรักษา และนำมาปรับแก้ไขอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ระบบสารสนเทศมีความถูกต้องสมบูรณ์ สามารถนำข้อมูลไปใช้งานด้านต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ           แต่จากการที่การบริหารงานด้านทรัพยากรบุคคล มีการพัฒนาและปรับตัวให้ทันสถานการณ์ของโลกที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ภารกิจใหม่ที่นักบริหารด้านทรัพยากรบุคคล ควรให้ความสนใจยิ่งขึ้น เช่น การวิจัยและพัฒนาทางด้านการพัฒนาทรัพยากรบุคคล เป็นการหาแนวทางเพื่อเพิ่มผลผลิตให้กับองค์กร ซึ่งก็ถือว่ามีความสำคัญ มากต่อการพัฒนาองค์กร อย่างไรก็ตาม เพื่อให้สารสนเทศทางด้านทรัพยากรบุคคล สามารถนำไปใช้งานจริงได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราจึงควรคำนึงถึงองค์ประกอบทางด้านบุคลากร (Human Resources), ด้านสารสนเทศ (Information Technology) และ ด้านการบริหาร (Management) มาประกอบกัน แล้วสร้างเป็น ระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคล (Human Resources Information System : HRIS)           ข้อมูลบุคลากรเป็นสิ่งจำเป็น และมีความสำคัญต่อการบริหารงานในองค์กร ดังนั้น ในแต่ละองค์กรจึงหันมาให้ความสำคัญกับข้อมูลสารสนเทศทางด้านทรัพยากรบุคคล มากขึ้น เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในด้านการบริหาร การวาง แผนกำลังคน การพัฒนาและฝึกอบรม ฯลฯ องค์กรจึงหาทางเพื่อปรับปรุงระบบการจัดการแบบใหม่ เข้ามาใช้แทนระบบเดิม ซึ่งเต็มไปด้วยแฟ้มข้อมูล กระดาษ เอกสารต่างๆ มากมาย อีกทั้งยังเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บอีกด้วย ดังนั้น เราจึงควรศึกษาและทำความเข้าใจระบบงานก่อนปฏิบัติงานจริง เพราะระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทรัพยากรมนุษย์ นอกจากมีประโยชน์มากในการบริหารงานแล้ว ยังมีโทษมหันต์หากมีผู้แอบนำสารสนเทศไปใช้ใน ทางไม่ถูกต้อง ซึ่งจะทำให้เกิดความเสียหายตามมา ดังนั้น จึงจำเป็นต้องสร้างระบบสารสนเทศเพื่อการพัฒนาทรัพยากรบุคคลขึ้น เพื่อผลิตฐานข้อมูลไว้คอยสนับสนุนแก่องค์กร และสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งคือ การพัฒนาคุณภาพ ของบุคลากรในองค์กร โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการบริหารข้อมูลบุคลากร           ซอฟต์แวร์บริหารงานบุคคลที่มีอยู่ในบ้านเรานั้น มีทั้งที่สร้างขึ้นเองภายในประเทศโดยบริษัทคนไทย เช่น PisWin, HRII, HR Enterprise เป็นต้น และบางโปรแกรมได้มีการนำเข้ามาจากต่างประเทศ เช่น PeopleSoft, Oracle, SAP เป็นต้น ทั้งนี้ โปรแกรมที่สร้างขึ้นเองโดยคนไทยนั้น จะมีข้อดีตรงที่เป็นระบบที่ตรงกับความต้องการมากกว่า เพราะได้มีการพัฒนาขึ้นภายใต้เงื่อนไขและสภาพแวดล้อม (Condition & Environment) ในประเทศ ที่ไม่เหมือนกับประเทศอื่น เช่น ในเรื่องของภาษี, การให้สวัสดิการ, ข้อกำหนดทางกฎหมาย เป็นต้น ส่วนโปรแกรมที่นำเข้าจากต่างประเทศ จะเป็นโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการทั่วไปของโลก ซึ่งถ้ามีการนำมาใช้จะต้องนำมาปรับปรุง (Modification) ในบางโมดูล (Module) หรือในบางโมดูลอาจจะใช้ไม่ได้เลย ทำให้ต้องหาโมดูลดังกล่าวจากโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นภายในประเทศ มาประยุกต์ใช้รวมอยู่ด้วย องค์ประกอบของระบบสารสนเทศทางการบริหารงานบุคคล           1. ระบบงานวางแผนกำลังคน (Man Power Planning) แสดงให้เห็นถึงความเคลื่อนไหวของอัตรากำลัง, อัตราการเข้า - ออกของบุคลากร           2. ระบบงานทะเบียนประวัติ (Central Database) ช่วยในการเก็บข้อมูลด้านประวัติส่วนตัวของบุคลากร ประวัติการทำงาน ฯลฯ ซึ่งระบบอื่นๆ สามารถดึงข้อมูลไปใช้ร่วมกันได้           3. ระบบการตรวจสอบเวลา (Time Attendance) ระบบจะดึงเวลาจากเครื่องรูดบัตร มาเปรียบเทียบกับตารางเวลาทำงานปกติของพนักงาน แล้วรายงานความผิดพลาดที่เกิดขึ้นออกมา เช่น การขาดงาน, การมาสาย, การลา, หรือการทำงานล่วงเวลา เป็นต้น           4. ระบบงานด้านการคำนวณเงินเดือน (Payroll) ช่วยในการบริหารเงินเดือน ค่าตอบแทน และภาษี โดยที่ระบบจะทำการคำนวณอัตโนมัติ           5. ระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Evaluation) ช่วยในการกำหนดมาตรฐานในการประเมินผล ช่วยในการบันทึก คำนวณผลลัพธ์ และสรุปการประเมินผลของบุคลากร ในเรื่องการขึ้นเงินเดือนและการเลื่อนขั้นตำแหน่ง           6. ระบบงานพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากร (Training and Development) เป็นระบบที่ ช่วยในการวางแผนการพัฒนาบุคลากร           7. ระบบงานสวัสดิการต่างๆ (Welfare) ช่วยในการเก็บบันทึกและบริหารงาน ข้อมูล เกี่ยวกับการจัดสวัสดิการต่างๆ เช่น ค่ารักษาพยาบาล, เงินกู้, การเบิกวัสดุอุปกรณ์ต่างๆ เป็นต้น           8. ระบบการสรรหาบุคลากร (Recruitment) เป็นระบบที่บันทึกข้อมูลการสมัครงาน สามารถสร้างแบบฟอร์มการทดสอบ, แบบฟอร์มสำหรับการสัมภาษณ์งานได้ และเมื่อพนักงานผ่านการคัดเลือกแล้ว ก็สามารถโอนข้อมูลเข้าสู่ระบบรวมได้โดยอัตโนมัติ โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล           การบริหารทรัพยากรบุคคล ได้เริ่มเข้ามามีบทบาทมากขึ้นในองค์กร เพราะตระหนักถึงความจำเป็นในการคัดเลือกและการรักษาบุคลากรขององค์กร ที่มีความสำคัญอย่างมากต่อองค์กร เพื่อความได้เปรียบในเชิงแข่งขันกับคู่แข่งในธุรกิจเดียวกัน           องค์กรแต่ละแห่งได้พยายามที่จะสร้างระบบ HRIS ของตนเองขึ้น โดยมุ่งเพื่อรองรับการทำงานประจำขององค์กร และเป็นระบบที่ไม่ยุ่งยากซับซ้อนมากนัก แต่การพัฒนาเองดังกล่าว ทำให้ขาดมาตรฐานในการพัฒนา ซึ่งจะก่อให้เกิดปัญหาในระยะยาว โดยเฉพาะเมื่อบุคลากรที่เป็นผู้พัฒนาระบบ พ้นสภาพออกไปจากการเป็นพนักงานขององค์กร ซึ่งบางครั้ง องค์กรจำเป็นต้องทิ้งระบบเดิม เพื่อทำการพัฒนาใหม่ ดังนั้นอีกทางเลือกหนึ่งขององค์กรก็คือ การหาโปรแกรมสำเร็จรูปจากภายนอก           อย่างไรก็ตาม เมื่อพิจารณาถึงโปรแกรมสำเร็จรูปโดยทั่วไป เปรียบเทียบกับแนวคิดของระบบ HRIS ที่ดีจะพบว่า ส่วนใหญ่แล้วยังเป็นระบบที่ยังไม่สมบูรณ์ มีเพียงบางโปรแกรมเท่านั้นที่มีระบบครบถ้วน ซึ่งแน่นอนว่า ย่อมมีราคาแพง โปรแกรมสำเร็จรูปโดยทั่วไป มักจะเน้นระบบงานด้านทะเบียนประวัติของบุคลากรโดยรวม ระบบการตรวจสอบเวลาทำงาน และระบบการคำนวณเงินเดือนเท่านั้น ซึ่งเป็นระบบที่องค์กรโดยทั่วไปจำเป็นต้องใช้ แต่ระบบในด้านงานพัฒนาบุคลากร, ด้านการจัดสวัสดิการ, ด้านการประเมินผลการปฏิบัติงาน ฯลฯ ยังมีรายละเอียดไม่มากนัก โดยเฉพาะระบบที่มีราคาถูกๆ ผู้บริหารจึงขาดความชัดเจนของข้อมูลที่เพียงพอ ในการที่จะนำไปสรุปวิเคราะห์เพื่อนำมาใช้เป็นข้อมูลประกอบ ในการวางแผนเพื่อการบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคลในองค์กรได้อย่างแท้จริง ปัจจัยที่ควรพิจารณาในการเลือกโปรแกรมสำเร็จรูป           ความสามารถในการ รองรับงานประจำของ HR           โปรแกรมสำเร็จรูป ที่นำมาใช้เพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์นั้น โดยทั่วไปแล้ว จะมีระบบที่สนับสนุนงานประจำของ HR อยู่แล้ว ซึ่งจะแยกเป็นแต่ละโมดูล ให้องค์กรสามารถเลือกได้ตามความจำเป็นขององค์กร แต่สิ่งที่พึงพิจารณาก็คือ ความสามารถทำงานประสานกันระหว่างแต่ละโมดูล และสามารถลดเวลาของการทำงานแบบเดิมได้           ระบบสนับสนุนการ ตัดสินใจของผู้บริหาร           โปรแกรมสำเร็จรูปโดยทั่วไป ที่มีราคาถูก จะไม่มีส่วนที่สนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร (Executive Information System) ดังนั้น การที่ผู้บริหารต้องการดูข้อมูลเกี่ยวกับ อัตรากำลังคน, อัตราการ Turn Over, ค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร, แผนการพัฒนาบุคลากร, การกำหนด Career Path ฯลฯ แล้วระบบสามารถแสดงผลออกมาได้ในทันที อาจจะอยู่ในรูปแบบของรายงาน หรือกราฟ ก็จะทำให้เกิดความสะดวกมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ การที่มีระบบ Work Flow ก็ยิ่งทำให้กระบวนการสื่อสารภายในองค์กร มีความสะดวกมากยิ่งขึ้น           ด้านเทคนิคและการบริการ           โปรแกรมสำเร็จรูปที่ดี จะต้องช่วยลดเวลาในการทำงานแบบเดิมขององค์กรลงได้ ทั้งยังลดจำนวนเอกสารต่างๆ ลงได้ด้วยเช่นกัน ข้อมูลที่เป็นมาตรฐาน ระบบควรจัดเตรียมไว้ให้ เช่น ทะเบียนจังหวัด, ทะเบียนการวุฒิการศึกษา, ตารางภาษี, ฯลฯ เพื่อผู้ใช้จะได้ไม่เสียเวลากรอก นอกจากนี้ ข้อมูลด้านตัวเลขก็ควรมีการคำนวณอัตโนมัติ เช่น อายุ, อายุงาน โดยระบบควรจะต้องคำนวณให้จนถึง ณ เวลาปัจจุบัน           นอกจากนี้ ควรที่จะมีโปรแกรมเสริมอื่นๆ เช่น โปรแกรมการสร้างผังองค์กร, โปรแกรมการพิมพ์บัตรพนักงาน, โปรแกรมการออกหนังสือเวียน หรือเอกสารรับรองต่างๆ และต้องมีความยืดหยุ่นต่อเงื่อนไขและนโยบายขององค์กร เช่น เงื่อนไขในการจ่ายค่าตอบแทน, เงื่อนไขในการจ่ายสวัสดิการ ซึ่งในส่วนนี้ โปรแกรมที่ดีจะใช้วิธีการเปิดให้ผู้ใช้กำหนดเงื่อนไขเองได้ ในลักษณะของการเขียนสูตร โดยบริษัทผู้พัฒนาระบบจะต้องมีทีมงานที่คอยให้คำปรึกษาเมื่อจำเป็น           ประการที่สำคัญที่สุดคือ เรื่องของระบบความปลอดภัยในการเข้าถึงฐานข้อมูล ซึ่งถือเป็นความลับขององค์กร ระบบควรมีการป้องกันข้อมูลโดยการเข้ารหัส และกำหนดระดับการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้ เพื่อป้องกันผู้ไม่ประสงค์ดีแอบเข้าไปใช้ข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการสำรองข้อมูลในกรณีเมื่อเกิดความเสียหายกับระบบ            ด้าน HR Information Center           สิ่งหนึ่งที่ระบบ HRIS ควรจะมีเพิ่มเติม โดยเฉพาะในองค์กรที่มีระบบเครือข่ายภายใน (Network) เพื่อใช้เป็นช่องทางในการสื่อสาร และให้ข้อมูลกับบุคลากรภายในองค์กร เป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างองค์กรกับบุคลากรในองค์กร โดยที่บุคลากรสามารถรับทราบถึงข้อมูลต่างๆ ที่ควรรู้ได้ตลอดเวลา ในลักษณะของการบริการตนเอง หรือ Employee Service Center (ESC) เช่น           1. ระเบียบและข้อบังคับใน การปฏิบัติงาน           2. ข่าวสารใหม่ๆ ที่เกี่ยวข้อง ทั้งภายในและภายนอกองค์กร           3. ปฏิทินกิจกรรมต่างๆ ขององค์กร           4. ตารางวันหยุด - วันทำงานขององค์กร           5. ขั้นตอนการปฏิบัติใน องค์กร เช่น การลาประเภทต่างๆ, ระเบียบเกี่ยวกับการใช้สวัสดิการ, ฯลฯ เป็นต้น           6. ความรู้เกี่ยวกับกฎหมายที่เกี่ยวข้อง, การติดต่อกับหน่วยงานราชการ, ความรู้ด้านภาษีเงินได้, สิทธิเกี่ยวกับประกันสังคมและกองทุนเงินทดแทน, ฯลฯ เป็นต้น บทสรุป           ปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่ง ที่ผู้บริหารควรพิจารณาก่อนตัดสินใจเลือกระบบ HRIS คือต้องแน่ใจว่าระบบดังกล่าว สามารถรองรับการทำงานที่องค์กรต้องการได้ เพราะเวลาที่มีการนำเสนอ ผู้พัฒนาระบบมักจะบอกว่า ระบบของตนทำอย่างนั้นได้ ทำอย่างนี้ได้ แต่มักจะไม่บอกว่า "ทำอย่างไร?" เมื่อติดตั้งระบบแล้ว ผู้ใข้จึงจะพบปัญหา ซึ่งก็อาจจะแก้ไขอะไรไม่ได้แล้ว           จะเห็นได้ว่าสิ่งที่กล่าวมาทั้งหมดนั้น เป็นการนำระบบสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์กับองค์กร และกับบุคลากรขององค์กร เพระเราถือว่า ทรัพยากรบุคคลเป็นสิ่งที่มีคุณค่า ที่จะนำพาองค์กรให้ก้าวหน้า อย่างไรก็ตาม ถึงแม้องค์กรจะมีระบบที่ดีเพียงใดก็ตาม แต่ถ้าบุคลากรภายในองค์กรไม่มีคุณภาพ และการขาดการสนับสนุนจากฝ่ายบริหารแล้ว ระบบที่ดี ก็ไม่สามารถนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้

บทความระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการและการตัดสินใจ

การตัดสินใจในการบริหารงานธุรกิจนับเป็นสิ่งสำคัญ ที่จะนำพาองค์กรธุรกิจนั้น ให้สามารถอยู่รอดได้ ในสภาวะการทางธุรกิจที่มีการแข่งขันทางการตลาดอย่างรุนแรง  หากผู้นำองค์กรหรือผู้ที่มีอำนาจหน้าที่ในการตัดสินใจนั้น  ทำการตัดสินใจโดยปราศจากพื้นฐานของข้อมูลข่าวสารที่น่าเชื่อถือ หรือไม่เคยประสบกับปัญหาเช่นนั้นมาก่อน  ขาดประสบการณ์และองค์ความรู้   อาจส่งผลให้ผลลัพธ์ที่เกิดจากการตัดสินใจแก้ไขปัญหานั้นไม่ดีพอ ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อสภาพการณ์ภายในองค์กรอย่างแน่นอน

การตัดสินใจและการใช้ความสามารถด้านการคำนวณของคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยนั้น มีวัตถุประสงค์สอง

ประการณ์หลัก ๆ ได้แก่  สนับสนุนการจัดการงาน  และ สนับสนุนการตัดสินใจ

1.1 ภาพรวมของระบบสนับสนุนการจัดการ

                โดยภาพรวมของระบบสนับสนุนการจัดการบริหารงานในองค์กรแล้ว  จะมีการนำเอาเทคโนโลยีทางด้านคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้เป็นเครื่องมือเพื่อช่วยแก้ไขปัญหาและสนับสนุนการตัดสินใจ  และทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในหลาย ๆ ด้านในองค์กร  ดังนี้

1.  เปลี่ยนแปลงโครงสร้างขององค์กร   เป็นการปรับโครงสร้างขององค์กรเพื่อให้สอดคล้องกับรูปแบบ

ธุรกิจใหม่ที่เน้นความรวดเร็ว  อาจมีการลดระดับชั้นขององค์กรให้สั้นลง   กระจายอำนาจในการตัดสินใจสู่พนักงานระดับล่างมากยิ่งขึ้น

2.  การแปรสภาพหรือเปลี่ยนรูปแบบของธุรกิจ   อาจมีการเปลี่ยนรูปแบบของการบริหารธุรกิจใหม่ เช่น บริษัท True (Together) Corporation ที่มีการแปรสภาพและรวมธุรกิจเข้ากับบริษัทอื่น   ทำให้ต้องปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงาน   เพื่อปรับตัวให้สามารถแข่งขันกับธุรกิจประเภทเดียวกันได้

                3. เปลี่ยนแปลงรูปแบบและการบวนการบริหาร  การจัดการงาน   โดยเมื่อนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการทำงานแล้ว  การทำให้มีการลด Function ในการทำงานและคงผลลัพธ์ (Output) เช่นเดิม   เพื่อเป็นการลดวงรอบของเวลาในการประมวลผลกิจกรรม

การจัดการ (Management) 

การจัดการกับการตัดสินใจ   หมายถึง  การทำงานให้บรรลุเป้าหมาย โดยใช้ทรัพยากร (Resource) ที่อยู่มีอยู่อย่างจำกัดให้เกิดความคุ้มค่ามากที่สุด    เพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมายอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล  ซึ่งผู้จัดการคือ บุคคลที่จะต้องทำการตัดสินใจ  ในขณะที่การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของการแข่งขันทางธุรกิจ   จะส่งผลให้สภาพแวดล้อมต่าง ๆ ในการทำงานและการตัดสินใจมีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น  และการลองผิดลองถูกในการแก้ไขปัญหาหนึ่ง ๆ   นั้น    ไม่ใช่วิธีที่ฉลาดนักสำหรับการตัดสินใจ   เพราะการตัดสินใจสามารถทดลองกับเหตุการณ์จริงได้เพียงแค่ครั้งเดียว  แล้วคุณอาจไม่มีโอกาสได้ตัดสินใจอีก

               

ผู้จัดการและการตัดสินใจ

        สำหรับการทำงานภายในองค์กรตามผังองค์กร (Organization Chart)  จะมีการจัดโครงสร้างการบริหารงานแยกเป็นฝ่ายหรือแผนก  และมีผู้จัดการหรือหัวหน้าฝ่าย-แผนก   เป็นผู้มีอำนาจหน้าที่ในการตัดสินใจ  แต่การตัดสินใจนั้นก็จะต้องอยู่ในกรอบตามที่อำนาจหน้าที่ของตนจะทำได้ ซึ่งการตัดสินใจของผู้จัดการอาจเป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับ ตัดสินใจเพื่อการแข่งขัน   ซึ่งต้องอาศัยความรวดเร็วเพื่อให้ทันต่อเหตุการณ์   และไม่ว่าผลของการตัดสินใจนั้นจะเป็นเช่นไร   ผู้จัดการจะต้องรับผิดชอบต่อการตัดสินใจของตนเองเสมอ

หน้าที่ของผู้จัดจัดการ

                ผู้จัดการมีหน้าที่หลัก 5 ประการ

1.  วางแผน (planning)

2.  จัดองค์กร (organizing)

3.  ประสานงาน (coordinating)

4.  ตัดสินใจ (decision)

5.  ควบคุม (Control)

 ภาระหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูงและระบบสารสนเทศที่ต้องการ
                                ผู้บริหารระดับสูง คือ บุคคลที่มีหน้าที่บริหารจัดการองค์กรโดยภาพรวมทั้งหมดขององค์กร  หรือบางครั้งอาจเป็นแผนก-หน่วยงานอิสระ   มีภาระความรับผิดชอบมาก  ไม่ใช่เฉพาะงานใดงานหนึ่ง   เช่น  งานวางแผนกลยุทธ์    งานการรักษาความอยู่รอดขององค์กร    การตัดสินใจในเรื่องสำคัญ   เช่น   ด้านงบประมาณ   ด้านบุคคลากร และแผนงานธุรกิจ   นอกจากนี้ผู้บริหารระดับสูงยังเป็นผู้ที่ต้องติดต่อ เจรจาทำความตกลงร่วมมือกับองค์กรอื่น ๆ จึงเป็นผู้ที่มีภาระกิจ   ความรับผิดชอบสูงที่สุดในองค์กร

 ภาระหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูง           1. ด้านการบริหาร   ได้แก่
              - ดูแล  บำรุงรักษาองค์กร
              - จัดการแหล่งเงินทุน   บุคลากร    กำลังการผลิตและผลผลิต 
              - วางแผนความต้องการทรัพยากร   และเครื่องจักร
              - ควบคุมดูแลงบประมาณ    ค่าใช้จ่าย    และการติดต่อสื่อสารขององค์กร
              - กำหนดมาตรฐานในการทำงาน
              - กำหนดเป้าหมายขององค์กร   การดำเนินกิจกรรม   และแผนงาน
          2. ด้านบทบาท  ได้แก่
               - ติดต่อเจรจาทางธุรกิจกับองค์กรภายนอก
               - ติดตามควบคุมและสั่งการ    แก้ไขนโยบาย     แผนงาน   ตามความจำเป็นที่เหมาะสม
               - เป็นผู้นำที่มีวิสัยทัศน์ (Vision)    รอบรู้    เข้าใจปัญหาต่าง ๆ   และรู้แนวทางแก้ไขปัญหา
          3. ด้านการตัดสินใจ    ได้แก่
               - พิจารณาตัดสินใจ  ในประเด็นต่าง ๆ ขององค์กร

  แหล่งสารสนเทศเพื่อการบริหาร
                                ผู้บริหารจำเป็นต้องมีข่าวสารเพื่อประกอบการตัดสินใจในการทำงาน ประเภทของข้อมูลข่าวสารที่จำเป็นต่อผู้บริหารระดับต่าง ๆ  สามารถมาจากแหล่งต่อไปนี้

          1. แหล่งข่าวสารภายในองค์กร (Internal Information)  อาจมาจากแผนกต่าง ๆ ภายในองค์กร ซึ่งวิธีการเก็บรวมรวมข่าวสารนั้น อาจเก็บได้จากเอกสาร (Document) ข้อมูลรายงานสรุปผลต่าง ๆ ประจำเดือน  ประจำปี  หรือสื่ออื่นที่ไม่ใช่เอกสาร  ข้อมูลจากแหล่งภายในองค์กร   อาจประกอบด้วย
               - ข่าวสารเพื่อการผลิต ได้แก่  ความต้องการสินค้าของลูกค้า (Demand)  จำนวนเปอร์เซ็นต์ของการส่งคืนสินค้า   ข้อความตอบกลับ (Feed Back)  จากลูกค้า  ข้อมูลการจัดการสายการผลิต   เป็นต้น
               - ข่าวสารเกี่ยวกับการบริการลูกค้า ได้แก่ ระยะเวลาในการให้บริการ   เวลาตอบสนองของการบริการต่อการสั่งซื้อของลูกค้า   ความพึงพอใจในบริการของลูกค้า
               - ข่าวสารเกี่ยวกับพนักงาน  เช่น การวัดประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากร (KPI)  ทัศนคติต่อองค์กร   อัตราการขาดงาน   อัตราการลาออกหรือโยกย้ายแผนก
          2. แหล่งข่าวสารภายนอกองค์กร (External Information)  เช่น  ข้อมูลสถานการณ์ทางการตลาด   นโยบายภาครัฐ   ทิศทางการเมือง   การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี    การเปิดตัวกิจกรรมใหม่    ทิศทางแผนงานของบริษัทคู่แข่ง   ซึ่งแหล่งข้อมูลอาจเก็บได้จาก
               - ระบบรายงานข้อมูล จากระบบคอมพิวเตอร์ภายในองค์กร
               - รายงานข่าวจากสื่อประเภทต่าง ๆ
               - แหล่งข่าวที่ไม่เปิดเผยภายในและภายนอกองค์กร
               - ที่ปรึกษา   ผู้เชี่ยวชาญในสายงานที่เกี่ยวข้อง

งานของผู้จัดการ

                Mintzberg ได้กล่าวถึง   บทบาทด้านการจัดการ   และการตัดสินใจของผู้จัดการ   ไว้เมื่อปี  ค.ศ 1980  โดยมีบทบาทกับงาน   3  ด้าน  ดังนี้

1. งานที่ต้องตัดสินใจระหว่างบุคคล (Interpersonal)   เช่น    ภาวะความเป็นผู้นำ     การติดต่อประสานงาน         2.  การจัดการและติดตามข่าวสาร (Informational)  เช่น  การตรวจสอบ    ติดตามรายงาน  การกระจาย 

ข่าวสาร  และการสั่งงานบุคคลที่เกี่ยวข้อง

3. การตัดสินใจ (Decisional)  เช่น  ตัดสินใจธุรกิจกับผู้ประกอบการ (Entrepreneur)    การจัดการสิ่งรบกวน    การจัดสรรทรัพยากร  และเป็นผู้เจรจา

งานเหล่านี้ของผู้จัดการ   ต้องการสารสนเทศที่จำเป็น   และต้องใช้คอมพิวเตอร์สำหรับเป็นเครื่องมือช่วยในการสนับสนุนการตัดสินใจ

1.2 ระบบสารสนเทศและการตัดสินใจ

                การจัดการ คือ กระบวนการในการบริหารจัดการ    ที่จะนำพาองค์กรไปสู่เป้าหมายอย่างประสบความสำเร็จโดยใช้ทรัพยากรที่มีอยู่

Goal Attainment:  Output บรรลุผลตามเป้าหมาย :  ผลลัพธ์ที่ได้

Resources: Inputs ทรัพยาการ  :  วัตถุดิบนำเข้า

                                การวัดผลสำเร็จ  :        ผลิตผล       =   ผลลัพธ์ที่ได้  /  วัตถุดิบนำเข้า

Measuring Success:   Productivity = Outputs / Inputs

รูปที่ 1.1  ตัวอย่างกระบวนการจัดการ

ปัจจัยที่ส่งผลกระทบต่อการตัดสินใจ  (Factors Affecting Decision  Making)   

1 . เทคโนโลยีสารสนเทศและคอมพิวเตอร์  ในปัจจุบันมีอุปกรณ์และเทคโนโลยีใหม่ ๆ เกิดขึ้นมากมาย  ทำ

ให้เกิดการพัฒนาระบบสารสนเทศใหม่ ๆ ตามมา  หากองค์กรใดไม่เปลี่ยนแปลงตนเองให้เข้ากับสภาวการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป  ไม่นำอุปกรณ์หรือเทคโนโลยีที่ทันสมัย   ที่จะช่วยอำนวยความสะดวกเข้ามาใช้ในการทำงานขององค์กร    ก็จะทำให้องค์กรล้าหลัง   ไม่สามารถไล่ตามองค์กรอื่นที่เขาสามารถปรับตัวให้เข้ากับสภาวการณ์นั้นได้  แน่นอนที่สุด    วงการธุรกิจย่อมได้รับผลกระทบจากเทคโนโลยีอย่างแน่นอน   ถ้าหากตามไม่ทัน  และเปลี่ยนแปลงตนเองได้เชื่องช้า  เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือที่จะทำให้เราจัดการกับข้อมูลข่าวสารได้อย่างรวดเร็ว   และทันเวลาต่อความต้องการใช้งาน  การตัดสินใจจะทำได้รวดเร็วขึ้น

2. ความซับซ้อนด้านโครงสร้างองค์กร  และสภาวการแข่งขันทางธุรกิจ  หากองค์กรมีโครงสร้างที่ซับซ้อน

บวกกับมีแรงกดดันจากคู่แข่งทางธุรกิจ  และไม่มีการปรับโครงสร้างผังองค์กร  (Organization Chart) ส่งผลให้การตัดสินใจในงานแต่ละงาน   จะต้องผ่านผู้บริหารหลายระดับชั้น    ทำให้เกิดความล่าช้าในการอนุมัต  และทำให้เสียโอกาสในการแข่งขัน

3. ตลาดโลก    การกีดกันทางการค้า  คุณภาพสินค้า   และเสถียรภาพทางการเมือง     สภาวการณ์ทาง

ตลาดโลกมีการเปลี่ยนแปลง อาจเนื่องการย้ายถิ่นฐานการผลิตจากประเทศที่ค่าจ้างแรงงานสูงไปสู่ประเทศที่มีค่าจ้างแรงงานต่ำ  หรือย้ายถิ่นฐานไปลงทุนในประเทศที่มีแหล่งวัตถุดิบที่ต้องการ  หรือมีการกระจายสาขาข้ามชาติ (เช่น บริษัท Mac Donal ,Testco Lotus, ฯลฯ ) การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะต้องใช้ความรู้ในการบริหารจัดการสูง

                ในการย้ายถิ่นฐานการค้า  แต่ละประเทศเปิดเขตการค้าเสรีไม่เท่าเทียมกัน การกีดกัน

การค้า (เช่น ญี่ปุ่น) หรือการคัดคุณภาพสินค้าที่จะส่งเข้าประเทศ (เช่น อเมริกา) หรือการขาดเสถียรภาพทางการเมือง (เช่น เขมร)  ปัจจัยเหล่านี้ล้วนแล้วแต่มีผลกระทบต่อการตัดสินใจในการดำเนินธุรกิจทั้งสิ้น

4. การเปลี่ยนแปลง   คือ  ความไม่แน่นอนจากปัจจัยต่าง ๆ ซึ่งเราไม่สามารถควบคุมปัจจัยเหล่านั้นได้  เช่น

- การจัดหาวัตถุดิบเพื่อส่งเข้าสู่โรงงาน  อาจซื้อวัตถุดิบได้ในราคาที่สูง   ส่งผลให้สินค้ามีต้นทุนการผลิตสูง   ไม่สามารถควบคุมราคาขายให้อยู่ในระดับที่ลูกค้าพอใจได้

-  กระบวนการผลิต   อาจมีสายงานการผลิตที่ผิดพลาด   ต้องผลิตสินค้าใหม่แทนที่สินค้าที่เสียหาย ส่งผลต่อต้นทุนสินค้าและการจัดหาวัตถุดิบเพิ่มขึ้น

-  การขนส่ง  อาจมีความล่าช้าในการส่งสินค้า  ไม่สามารถกำหนดเวลาที่แน่นอนที่ลูกค้าจะรับสินค้า    หรือสินค้าที่ได้รับเกิดความเสียหาย   ชำรุดขณะเคลื่อนย้าย

- ตัวแทนจำหน่าย  อาจมีการตัดราคาจากตัวแทนจำหน่าย   ก่อนส่งตรงถึงผู้บริโภค

- การเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อ   ลูกค้ายกเลิกใบสั่งซื้อ หรือตัวเลขจำนวนการสั่งซื้อเกิดผิดพลาด  ส่งผลกระทบต่อกระบวนการผลิต

- การส่งคืนสินค้า   เมื่อลูกค้าส่งคืนสินค้าจะทำให้มีสินค้าคงเหลือเกิดขึ้น  รายได้ลดลง 

- สินค้าคงเหลือ   จะทำให้เกิดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา  และทำให้เกิดสินค้าล้าสมัย (ค้างสต๊อก) ส่งผลกระทบต่อฝ่ายการตลาด   อาจต้องขายสินค้าล้างสต๊อก

จะเห็นว่าผู้จัดการมีงานที่ต้องเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจในเชิงธุรกิจอยู่ตลอดเวลา  จึงจำเป็นต้องอาศัยการสนับสนุนจากการคำนวณของคอมพิวเตอร์  เนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT)  มีความสำคัญต่อวงจรชีวิตธุรกิจ  และเป็นเครื่องมือที่ช่วยเสริม - เพิ่มมูลค่าให้กับธุรกิจ

ปัจจุบันทุกองค์กรได้มีการปรับเปลี่ยนโดยนำคอมพิวเตอร์เข้าไปใช้งาน  พนักงาน   ผู้จัดการ    และผู้บริหาร จำเป็นต้องเรียนรู้การใช้งานคอมพิวเตอร์ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการสายงานของตนเอง   หากพนักงานไม่ยอมที่จะเรียนรู้   จะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรลดลง  พนักงานที่ไม่เปลี่ยนแปลงรับสิ่งใหม่ ๆ  อาจจำเป็นต้องโยกย้ายหรือเปลี่ยน เนื่องจากขาดประสิทธิภาพในการทำงาน

โดยส่วนใหญ่ผู้บริหารในองค์กรมักจะถูกแต่งตั้งมาจากบุคลากรฝ่ายการตลาด   หรือฝ่ายการเงิน  แต่ปัจจุบัน บุคลากรฝ่าย IT   ก็มีแนวโน้มที่จะก้าวเข้าสู่ตำแหน่งผู้บริหาร   แต่จะต้องมีความรู้ IT  เป็นอย่างดีรวมกับความรู้ทางด้านบริหารและจัดการ

1.3  วิวัฒนาการของโปรแกรมคอมพิวเตอร์

ในอดีตวิวัฒนาการของโปรแกรมคอมพิวเตอร์เริ่มมาจากระบบประมวลผลรายการปรับปรุง   หรือเรียกอีกชื่อหนึ่งว่า    ระบบการประมวลผลรายการธุรกรรม  (TPS: Transaction Processing System)   และ  ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ  (MIS: Management Information System)  จากนั้นพัฒนาไปสู่   ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS: Decision Support System)  ซึ่งเครื่องมือสมัยใหม่ในการจัดการระบบสารสนเทศนั้นประกอบด้วย  เครื่องมือในการเข้าถึงข้อมูล (Data access)  เทคโนโลยีในการประมวลผลออนไลน์ (Online analytical processing :OLAP)  และการใช้เครือข่ายอินเตอร์เน็ต (Internet)     อินทราเน็ต(Intranet)   และเว็บ (Web)

1.4  เหตุผลในการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการสนับสนุนการตัดสินใจ

1.  คอมพิวเตอร์มีความเร็วในการคำนวณ

2.  สามารถลดข้อจำกัดในเรื่องการประมวลผลและการจัดเก็บข้อมูล

3.  ลดข้อจำกัดเกี่ยวกับความสามารถในการแก้ปัญหาส่วนบุคคล

4.  ลดต้นทุน

5. สนับสนุนด้านเทคนิค

6.  เพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจ

7.  ช่วยสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

1.5  กรอบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ   (Framework for Decision Support)

                ระบบสนับสนุนการตัดสินใจจะครอบคุมการตัดสินใจ  3  ระดับดังนี้

1. ระดับกลยุทธ์ (Strategic)                 ผู้บริหารระดับสูง จะทำหน้าที่ในการวางนโยบายหรือแผนกลยุทธ์ระยะยาวสำหรับบริหารองค์กร   ตัดสินใจในระดับนโยบายมีผลระยะยาว   เช่น  การวางแผนขยายโรงงานหรือเปิดสาขาเพิ่ม

2.  ระดับการบริหารจัดการ (Managerial)  ผู้บริหารระดับกลาง   เป็นผู้กำหนดยุทธวิธีและเทคนิค   หาแนวทางปฏิบัติให้เป็นไปตามกลยุทธ์ที่ผู้บริหารระดับสูงได้วางไว้    วางแผนการทำงานตามช่วงเวลา

                3.  ระดับปฏิบัติการ (Operational)  ผู้บริหารระดับล่าง   หรือหัวหน้างาน   จะเป็นผู้ที่ควบคุมการปฏิบัติงานของพนักงานให้เป็นไปตามเวลาที่กำหนด  แก้ปัญหาที่เกิดขึ้นประจำวัน เป็นผู้ที่ใกล้ชิดกับพนักงานและทราบปัญหาในภาคปฏิบัติ   

           การตัดสินใจสนับสนุนการทำงาน  3 ระดับ

ประเภทของการตัดสินใจ	งานระดับปฏิบัติการ	งานระดับบริหารจัดการ	งานระดับกลยุทธ์
การตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง(Structured)
การตัดสินใจแบบกึ่ง (Semi-structured)
การตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้าง (Un-structured)

ตารางที่ 1.1  กรอบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ

1.6 ประเภทของการตัดสินใจ (Type  of  decision)

                สามารถจำแนกประเภทของการตัดสินใจในการแก้ไขปัญหาออกเป็น  3  ประเภท  ดังนี้

1. การตัดสินใจเพื่อแก้ปัญหาแบบมีโครงสร้าง (Structured problem)   เป็นการแก้ไขปัญหาที่สามารถวางแผน  กำหนดรูปแบบในการแก้ไขปัญหาได้อย่างชัดเจน และแน่นอน  เพราะส่วนใหญ่มักเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ (Routine) อาจใช้แบบจำลอง (Model) ทางคณิตศาสตร์คำนวณหาผลลัพธ์  ปัญหาประเภทนี้มักจะมีข้อมูลและข่าวสารประกอบการตัดสินใจอย่างครบถ้วน

2. การตัดสินใจเพื่อแก้ปัญหาแบบกึ่งโครงสร้าง (Semi-structured problem) บางครั้งอาจมีวิธีการแก้ไข

ปัญหาที่มีรูปแบบแน่นอนตายตัว ซึ่งปัญหาอาจมีลักษณะเฉพาะ หรือบางครั้งอาจสามารถแก้ปัญหาได้เพียงบางส่วน   ที่เหลือต้องอาศัยประสบการณ์ และความชำนาญในการแก้ไข  โดยสามารถนำ  IT   เข้ามาช่วยสนับสนุนและพยากรณ์ในส่วนนี้ได้  (เป็นการผสมระหว่างปัญหาแบบมีโครงสร้าง(structure) และแบบกึ่งโครงสร้าง (un-structure))

รูปที่ 1.2 โครงสร้างการตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง (Simon, 1977)

3. การตัดสินใจเพื่อแก้ปัญหาแบบที่ไม่มีโครงสร้าง (Un-structured Problem)  ไม่มีวิธีการแก้ไขที่แน่นอน

หรือตายตัว  บ่อยครั้งที่ผู้บริหารหรือผู้ที่ทำการตัดสินใจนั้น  จะต้องอาศัยสัญชาติญาณและประสบการณ์ที่ผ่านมาในอดีตสำหรับแก้ปัญหา   เนื่องจากปัญหาประเภทนี้จะมีข้อมูลหรือข่าวสารประกอบการตัดสินใจไม่เพียงพอ  ไม่สามารถใช้แบบจำลองทางคณิตศาสตร์  เช่น การตัดสินใจลงทุนในเรื่องหุ้น    แต่ก็สามารถพัฒนาระบบ DSS เพื่อช่วยในการพยากรณ์ธุรกิจได้

1.7 สภาวการณ์ในการตัดสินใจ

สามารถจำแนกสภาวการณ์ของการตัดสินใจ  ตามความครบถ้วนของข่าวสาร  ที่นำมาประกอบการตัดสินใจ  ได้   3  สภาวการณ์ดังนี้

1.  การตัดสินใจภายใต้ความแน่นอน  (Certainty under Decision)    เป็นการตัดสินใจที่มีข้อมูล

ประกอบการตัดสินใจครบถ้วน ทราบผลแน่นอน   มักเกิดกับปัญหาแบบมีโครงสร้าง (Structure)

2.  การตัดสินใจภายใต้ความเสี่ยง  (Risk under Decision)  มีข้อมูลประกอบการตัดสินใจ

บางส่วน ทำให้ต้องวิเคราะห์ทางเลือก ไม่ทราบผลลัพธ์ชัดเจนทำได้เพียงประเมินโอกาสความน่าจะเป็น มักเกิดกับปัญหาแบบกึ่งโครงสร้าง ( Semi-structure)

3.  การตัดสินใจภายใต้ความไม่แน่นอน (Uncertainty under Decision)  ไม่มีข้อมูลหรือองค์ความรู้  ประกอบการตัดสินใจ   ทำให้ไม่ทราบโอกาสและความน่าจะเป็น   จึงมีความเสี่ยงเกิดขึ้น   ไม่สามารถประเมินค่าความเสี่ยงนั้นได้   มักเกิดกับปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง(Un-structure)

1.8 ผู้ตัดสินใจ (The Decision Maker)

จำแนกผู้ทำการตัดสินใจได้   2  กลุ่ม ได้แก่

                                1. การตัดสินใจโดยลำพังคนเดียว (Individuals) 

- มักจะมีความขัดแย้งกับวัตถุประสงค์ขององค์กรในบางครั้ง

- การตัดสินใจเป็นแบบอัตโนมัติ

- มีความซับซ้อนไม่มาก   เป็นปัญหาที่ไม่กระทบต่อผู้อื่น

                                2. การตัดสินใจแบบกลุ่ม (Groups)

- เป็นการระดมสมอง “Brainstroming” ทำให้ได้มุมมองที่หลากหลายมี

                                                   ประสิทธิภาพสูง

- ทำการตัดสินใจเป็นกลุ่ม

- อาจมีความคิดเห็นขัดแย้งกันเป็นเรื่องปกติ  เพราะต่างทัศนะคติกัน

- ขนาดของตัวแปรในการตัดสินใจ และขนาดของปัญหามีความซับซ้อน

- ผู้ที่ทำการตัดสินใจมาจากหลายแผนก  หรืออาจมาจากต่างองค์กร

1.9  เทคโนโลยีและระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ

1.               Decision Support Systems (DSS)  ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ  เป็นระบบวิเคราะห์

ข้อมูล  เพื่อสร้างข่าวสารในการสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง  มีความซับซ้อนกว่าระบบ MIS

2.               Group Support Systems (GSS)   ระบบสนับสนุนการตัดสินใจกลุ่ม บ่อยครั้งที่อาจจะ

เรียกระบบนี้ว่า GDSS  เป็นระบบที่สนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่ม  โดยมีอุปกรณ์อำนวยความสะดวก สามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา(Any Time Any Where)  

3.               Enterprise Information Systems (EIS) / Executive Information Systems (EIS)  ระบบสนับสนุน

สารสนเทศองค์กร   หรือระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร ซึ่งลักษณะข่าวสารของระบบ EIS ต้องมีลักษณะ ดังนี้

- เป็นข่าวสารหรือรายงานที่ทำให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมทั้งหมดขององค์กร

- สรุปเฉพาะข่าวสารที่จำเป็นสำหรับผู้บริหาร หรือ ผู้จัดการ

- มีการนำเสนอที่ดึงดูดความสนใจ  เน้นสีสัน เพื่อเพิ่มจุดเด่น และง่ายในการโต้ตอบ    

- ข่าวสารมีประสิทธิภาพ  ทันเวลา สามารถติดตามข้อมูลและควบคุมการดูข้อมูลแบบเจาะลึก

   เฉพาะส่วนได้ (Drill down)

- กรองข้อมูลได้ (Filter)  หรือติดตามข้อมูลที่เป็นจุดวิกฤตได้ (critical data)

- ระบุปัญหาและเสนอช่องทางในการแก้ไขได้

4.               Enterprise Resource Planning (ERP) และ  Supply Chain Management (SCM)

ERP และ  SCM  มีลักษณะดังต่อไปนี้

-  ERP   ใช้สำหรับบริหารจัดการ  วางแผนการใช้ทรัพยากรภายในองค์กร

 เช่น วางแผนการคาดเดาความต้องการซื้อ (Demand) ของลูกค้า

-  SCM  ระบบห่วงโซ่อุปทาน เป็นระบบที่เกี่ยวกับวงจรการผลิต  เริ่มต้นตั้งแต่

กระบวนการจัดหาวัตถุดิบจาก supplier   เคลื่อนย้ายสู่โรงงานเพื่อเข้าสู่กระบวนการผลิต  ทำการผลิต  บรรจุหีบห่อ  และจัดเก็บในคลัง  หลังจากนั้นทำการจัดส่งสินค้าและบริการ จนกระทั่งถึงมือผู้บริโภคคนสุดท้าย   ระบบ SCM จะมีระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์รวมอยู่ด้วย (Customer Relation Management :CRM)  นอกจากนี้ SCM   ยังเป็นระบบที่ช่วยลดต้นทุนและตัดพ่อค้าคนกลาง  ทำให้สินค้านั้นส่งตรงถึงมือผู้บริโภคโดยตรง

5.               Knowledge Management Systems (KMS)   เป็นระบบจัดการองค์ความรู้   ซึ่งที่มาขององค์ความรู้จะ

ได้มาจากการนำข้อมูล (Data) มาผ่านการประมวลผล (Process)  เพื่อให้ได้เป็นข่าวสาร (Information)  และนำข่าวสารมาผ่านการวิเคราะห์ ตีความให้เกิดความเข้าใจ ได้เป็นองค์ความรู้ (knowledge) และนำไปใช้ในการแก้ปัญหา

สิ่งที่ควรรู้อย่างหนึ่งก็คือข้อมูลกองโตที่เก็บอยู่ในรูปแบบของเอกสารหรือเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์นั้น

ไม่ใช่องค์ความรู้  หากไม่มีการนำไปใช้ในการแก้ไขปัญหา

องค์ความรู้ (knowledge) จะถูกนำมาใช้ในระดับองค์กร  ซึ่งองค์ความรู้จะถูกเก็บรวบรวมไว้ใน

คอมพิวเตอร์อาจเป็นข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่มากระทบต่อองค์กร   สามารถจัดเก็บเป็นองค์ความรู้ได้เป็นเรื่อง ๆ

6.               Expert Systems (ES)  ระบบผู้เชี่ยวชาญ  เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นจากศาสตร์หนึ่งของปัญญาประดิษฐ์

(Artificial Intelligence: AI)  มีลักษณะดังต่อไปนี้

- ใช้แก้ปัญหาที่มีความซับซ้อน

-  ผู้เชี่ยวชาญแต่ละด้านจะใส่ความรู้ (knowledge) และประสบการณ์ (experience) ของ

   ตนเอง  จัดเก็บลงในเครื่องคอมพิวเตอร์

- ระบบคอมพิวเตอร์ผู้เชี่ยวชาญจะทำการตัดสินใจเลียนแบบผู้เชี่ยวชาญที่เป็นมนุษย์

- ระบบผู้เชี่ยวชาญจะทำงานได้ดีมีประสิทธิภาพเทียบเท่าเสมือนว่าผู้เชี่ยวชาญนั้นได้

   ตัดสินใจแก้ปัญหาด้วยตนเอง  หรืออาจจะทำได้ดีกว่า สำหรับระบบผู้เชี่ยวชาญแบบพิเศษ

- การพิจารณาว่าระบบนั้นเป็น ES หรือไม่  ให้ดูที่ว่าระบบนั้นมีการวิเคราะห์เหตุผล

   ตีความ   และให้คำแนะนำกับผู้ใช้หรือไม่  

7.               Artificial Neural Networks (ANN)    ระบบเครือข่ายประสาทเทียม  เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นจากศาสตร์

หนึ่งของปัญญาประดิษฐ์  (Artificial Intelligence: AI) มีลักษณะดังต่อไปนี้

                                - เป็นแบบจำลองการคำนวณทางคณิตศาสตร์   ที่ทำงานเลียนแบบสมองของมนุษย์

- ใช้วิธีการเรียนรู้รูปแบบ  (patterns) ภายในข้อมูล

-  สามารถทำงานกับข้อมูลเพียงบางส่วน    ถึงแม้ข้อมูลจะไม่สมบูรณ์ ก็สามารถวิเคราะห์ข้อมูลนั้นเพื่อสร้าง (Generate) คำตอบได้

8.               HybridSupport Systems       เป็นระบบลูกผสม คือการนำระบบข้างต้นที่กล่าวมา มากกว่า 1 ระบบ มา

ทำงานร่วมกัน  เช่น  นำระบบ ES  ผสมเข้ากับระบบ ANN  เป็นต้น

9.               Intelligent DSS        เป็นระบบ DSS ที่ชาญฉลาด  ตัวอย่างเช่น  โปรแกรมตัวแทนปัญญา (Intelligent

Agents)  เป็น software ที่ช่วยทำงานอัตโนมัติได้อย่างอยากหลาย  เช่น  software  อัจฉริยะในการช่วยลบ E-mail ที่ไม่ต้องการ หรือ software ในการช่วยสร้างตารางนัดหมายการประชุมต่าง ๆ  ซึ่งตัว software จะคอยเรียนรู้พฤติกรรมและจดจำวิธีการทำงานของเรา  อีกทั้งยังช่วยเพิ่มผลิตผลและคุณภาพงาน

1.10   วิวัฒนาการของระบบสารสนเทศ (CBIS)

วิวัฒนาการของระบบสารสนเทศที่ทำงานบนพื้นฐานของคอมพิวเตอร์ (Computer-Base Information

System: CBIS)  มีดังนี้

ระยะที่ 1:  TPS,MIS                                                                                              ß1950

ระยะที่ 2:  OAS                                                                                                     ß1960

ระยะที่ 3: DSS,EIS,GSS                                                                                       ß1970

ระยะที่ 4:  ES,AI,ANN,Fuzzy  Logic, Natural Language Processing (NLPI)   ß1980

ระยะที่ 5:  Intelligent Agent                                                                                                ß2001

ระบบสารสนเทศที่ใช้กับผู้บริหารในองค์กร

                1. ผู้บริหารระดับสูง (Top Management)                             ß  (DSS,EIS)

2.  ผู้บริหารระดับกลาง (Middle management)                 ß  (MIS)

3.  ผู้บริหารระดับล่าง  (Lower Management)                     ß (TPS)

4.  ทุกระดับ                                                                           ß  (ES,OAS)

จุดเริ่มต้นของการใช้คอมพิวเตอร์สนับสนุนการตัดสินใจ

ในปี ค.ศ  1960   เริ่มมีการตัดสินใจแบบซ้ำ ๆ หลายครั้งสำหรับงานแบบมีโครงสร้างซึ่งงานเหล่านี้ 

สามารถใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการวิเคราะห์ (analyze)  จัดหมวดหมู่  (classify) และสร้างต้นแบบ (prototypes) ของข้อมูล   นอกจากนี้ยังใช้คอมพิวเตอร์ช่วยแก้ปัญหาในการวิเคราะห์เชิงปริมาณ   การใช้สูตร  และการสร้างแบบจำลอง(model)  ในการวิเคราะห์   ซึ่งอาจใช้วิธีการทางวิทยาศาสตร์   หรือการวิจัยเข้ามาร่วม

               

รูปแบบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems Concept )

1.               DSS เป็นระบบที่โต้ตอบโดยใช้ CBIS (computer-based Information systems)  ซึ่งจะ

ช่วยให้ผู้ทำการตัดสินใจใช้ประโยชน์จากข้อมูลและแบบจำลองในการแก้ปัญหาแบบไม่มีโครงสร้างได้ (Scott Morton, 1971).

2.               DSS  เป็นระบบที่นำคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้เป็นเครื่องมือ (Tools)   เพื่อช่วยเพิ่มความสามารถให้กับ

คนในการแก้ไขปัญหา   ซึ่งจะช่วยปรับปรุงให้กระบวนการตัดสินใจนั้นทำได้ดียิ่งขึ้น ระบบ CBIS จะช่วยให้ผู้จัดการหรือใครก็ตามที่ทำหน้าที่ในการตัดสินใจ   ในการติดต่อเจรจาหรือจัดการกับธุรกิจ   แก้ปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างได้ (Keen and Scott Morton, 1978).

ลักษณะของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Major DSS Characteristics)

1.               ช่วยวิเคราะห์ หรือลดความเสี่ยงในการตัดสินใจ

2.               ใช้แบบจำลองช่วยในการวิเคราะห์   และอาจใช้ประสบการณ์   สัญชาตญาณ   ในการพิจารณาและตัดสินใจ

3.               ใช้แบบจำลองทางทางคณิตศาสตร์    เพื่อช่วยคำนวณหาคำตอบที่ถูกต้อง   แต่อาจจะยังไม่สมบูรณ์นัก

4.               DSS ช่วยให้สามารถทำการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

5.               DSS  มีความยืดหยุ่นในการตอบสนอง

1.11 ทำไมต้องใช้ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Why Use DSS)

เนื่องจากเล็งเห็นถึงประโยชน์   ดังต่อไปนี้

1.  ช่วยให้การตัดสินใจมีคุณภาพมากขึ้น

2.  ปรับปรุงในเรื่องการติดต่อสื่อสาร

3.  ลดต้นทุน

4.  เพิ่มผลผลิต

5.  ประหยัดเวลา

6. ปรับปรุงด้านลูกค้าสัมพันธ์และความพึงพอใจของพนักงาน

 เหตุผลหลักในการเลือกใช้ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Major Reasons )

1. ความไม่แน่นอนทางเศรษฐกิจ   ที่มีการเปลี่ยนแปลงทางการค้าและการแข่งขันอยู่ตลอดเวลา  จำเป็นต้องอาศัย

โปรแกรม  หรือแบบจำลองช่วยวิเคราะห์ข้อมูล

2. การมีธุรกิจมากมาย ทำให้ยุ่งยากในการติดตาม

3. เพิ่มศักยภาพในการแข่งขัน

4. ใช้กับงานระบบพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-commerce: EC)

5. ระบบที่มีอยู่ก่อนแล้วไม่สามารถช่วยสนับสนุนการตัดสินใจได้

6. แผนกสารสนเทศ (IS Department) มีงานมากจนเกินไป

7. ช่วยสำหรับการวิเคราะห์พิเศษ

8. ใช้กับข่าวสารที่ต้องการความถูกต้อง แม่นยำ

9.  ต้องการเป็นองค์กรอันดับหนึ่ง

10. ต้องการข่าวสารใหม่ ๆ และทันกับความต้องการใช้

เหตุผลในการพัฒนาระบบ DSS

                                การใช้ระบบสารสนเทศที่มีอยู่เพียงอย่างเดียว   อาจไม่เพียงพอที่จะใช้ประกอบการตัดสินใจ  เช่นการระบบ TPS ในการออกรายงาน    ผู้บริหารไม่สามารถอ่านรายงานได้ทั้งหมดเนื่องจากต้องใช้เวลามาก     หรือใช้ระบบ MIS ช่วยสรุปผลรายงานประจำเดือน   ประจำปี  แต่ไม่ได้ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลหรือข่าวสารพิเศษ   ประกอบกับปัจจุบันการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ   และคู่แข่งทางการค้ามีมาก   จึงเป็นเหตุผลในการนำระบบ  DSS  มาสนับสนุนการตัดสินใจ

สารสนเทศที่จำเป็นในการประกอบการตัดสินใจจะต้องเพียงพอ  ครบถ้วน หาก

ประมวลผลสารสนเทศโดยไม่ใช้คอมพิวเตอร์ จะมีความยุกยากและซับซ้อนเนื่องจากใช้เวลาในการแก้ปัญหาหนึ่ง  ปัญหานานจนเกินไป    อาจไม่มีเวลาพอสำหรับที่จะแก้ปัญหาอื่น

1.12 ประโยชน์ของ DSS

1.  พัฒนาประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคล

2.  พัฒนาประสิทธิภาพการแก้ไขปัญหา

3.  ช่วยอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสาร

4.  ส่งเสริมการเรียนรู้หรือการฝึกหัด

5. เพิ่มประสิทธิภาพการควบคุมองค์กร

1.13  ความหมายและวิวัฒนาการของการตัดสินใจ

คำนิยามระบบสนับสนุนการตัดสินใจ  (DSS Definitions)  ได้มีผู้ให้นิยามความหมายไว้หลายคน  ดังนี้

1.   Little (1970)   กล่าวไว้ว่า  DSS เป็นการทำงานโดยใช้พื้นฐานจากแบบจำลอง (model-based)  ในการ

ประมวลผลข้อมูลและนำข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลในแบบจำลองนั้นมาพิจารณาเพื่อช่วยผู้จัดการในการตัดสินใจ  เป็นระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับผู้ใช้มากขึ้น

2.  Scott Morton (1971)  กล่าวไว้ว่า  DSS  คือระบบที่ทำงานร่วมกับคอมพิวเตอร์  ซึ่งจะช่วยให้ผู้ตัดสินใจ

(Decision Maker)   สามารถนำข้อมูล (Data) และแบบจำลอง (Model) มาใช้ประโยชน์เพื่อแก้ปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง (Un-Structure) ได้

3.  Gerrity (1971)  กล่าวไว้ว่า  DSS เป็นการผสมผสานอย่างลงตัวระหว่างการใช้ความมีเหตุผลของมนุษย์ร่วมกับ IT  และชุดคำสั่งที่นำมาใช้โต้ตอบ  เพื่อแก้ปัญหาที่มีความซับซ้อน

        4.  Keen and Scott Morton (1978)  กล่าวไว้ว่า                 DSS  เป็นระบบที่เชื่อมโยง (link) กับทรัพยากรสมอง

มนุษย์ให้ทำงานร่วมกับความสามารถของคอมพิวเตอร์   เพื่อปรับปรุงคุณภาพการตัดสินใจให้ดีที่สุด

5.   Moore and Chang (1980)  กล่าวไว้ว่า    DSS  เป็นระบบที่แยกออกระบบสารสนเทศอื่น ๆ   กล่าวคือ  เป็นที่สามารถสนับสนุนการวิเคราะห์ข้อมูลแบบ  ad  hoc  และสร้างแบบจำลองในการตัดสินใจได้    ช่วยในการวางแผนงานในอนาคต  ทั้งงานที่มีเข้ามาแบบไม่สม่ำเสมอ และ งานที่ไม่อยู่ในแผน         

6.  Bonczek et al (1980)   กล่าวไว้ว่า   DSS   เป็นระบบที่ต้องนำคอมพิวเตอร์มาช่วยประกอบการทำงาน

(computer-based system) ซึ่งประกอบด้วยการทำงานดังนี้

1. ระบบภาษา (language system)  ใช้คอมพิวเตอร์ในการช่วยสื่อสารระหว่าง User   และ

     ระบบ DSS

2. ระบบมีความสามารถในการจัดเก็บองค์ความรู้ (knowledge system)

3. ระบบสามารถวิเคราะห์ปัญหา   และมีการเชื่อมโยงกับองค์ประกอบอื่น

7.  Keen (1980)  กล่าวไว้ว่า                  DSS เป็นการประยุกต์ใช้แนวทางในการแก้ไขปัญหา  โดยพัฒนาระบบและปรับกระบวนการเรียนรู้และวิวัฒนาการ

                8.  Kroenke  and Hatch (1994)    กล่าวไว้ว่า  DSS  เป็นระบบโต้ตอบแบบทันทีทันใด   ที่สนับสนุนโดยคอมพิวเตอร์   ซึ่งนำมาช่วยอำนวยความสะดวกในการตัดสินใจแก้ไขปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง 

        9.  Laudon (1994)  กล่าวไว้ว่า   DSS   เป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้ในระดับบริหารของแต่ละ

องค์กร  โดยระบบจะประกอบด้วยข้อมูลและแบบจำลองในการตัดสินใจที่ซับซ้อน   เพื่อนำมาสนับสนุนการตัดสินใจแก้ไขปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างและแบบไม่มีโครงสร้าง

        จากที่มีผู้เชี่ยวชาญหลายคนได้ให้นิยามความหมายของ DSS ไว้นั้น  สามารถสรุปได้ดังนี้

สรุปนิยามความหมายของระบบ DSS (Definition of DSS)

1.   DSS  เป็นระบบที่ทำงานบนพื้นฐานของ  CBIS 

        2.  สนับสนุนการแก้ไขปัญหาแบบมีโครงสร้างและกึ่งโครงสร้าง  ถ้าเป็นปัญหาแบบไม่มีโครงสร้างจะต้อง

              พัฒนาเป็นระบบ  DSS  แบบพิเศษ

        3.  ใช้ประโยชน์จากข้อมูล (Data) และการสร้างแบบจำลอง (Model)

4.  เน้นการวิเคราะห์ข้อมูลและใช้สถิติ

5.  นำเสนอข้อมูลต่อผู้บริหารระดับสูง  และนักวิเคราะห์